Gestión documental y archivo: cómo cuidarla con un software

16 de agosto, 2023

En la era digital, una de las cosas que más te preocupan es saber de qué forma proteges tus documentos en la gestión documental y archivo. Por eso, debido al creciente uso de la tecnología, es fundamental tomar medidas de seguridad eficientes.

De esta manera, las empresas se aseguran de que sus datos permanezcan seguros y bajo total confidencialidad. En este sentido, el software de Sesame HR incluye sólidas medidas de protección para garantizar la seguridad e integridad de los archivos.

Acompáñanos en esta lectura para descubrir de qué forma proteges tus archivos con Sesame HR.

¿Qué es un archivo de documentos?

Antes de mirar de qué forma proteges tus archivos, es apropiado repasar un poco más sobre aspectos de este tema.

En respuesta al enunciado, la gestión documental y archivo de documentos es una colección organizada de registros. De igual forma incluye información o datos, bien sea en formato físico o digital.

De ahí que existen diferentes categorías para identificar estos documentos, de acuerdo a su naturaleza:

• Textos
• Hojas de cálculo
• Imágenes
• Vídeos
• Presentaciones
• Archivos PDF.

Propósito de los archivos de documentos

Antes de explicarte de qué forma proteges tu gestión documental y archivo, es preciso destacar cuál es el propósito principal de un archivo documentos.

Al respecto, el objetivo de estos archivos es almacenar la información importante. De este modo, se mantiene ordenada y segura para su posterior uso, consultas o referencias.

Sin embargo, estos archivos varían según su tamaño y complejidad. Por lo tanto, encontramos desde archivos individuales hasta carpetas que contienen múltiples documentos relacionados, como la base de datos de empleados.

Al mantener los archivos organizados, la empresa los utiliza para almacenar información empresarial y documentos legales. Además de ser útiles para llevar registros contables.

Hoy en día, conocer de qué forma proteges tus archivos es fundamental, debido a que los archivos de documentos electrónicos son muy populares. Esto gracias a su facilidad para: acceder, almacenar y realizar búsquedas.

¿Cuál es la manera correcta de archivar documentos digitales de RRHH?

Ahora veamos de qué forma proteges tu gestión documental y archivo a través de un orden adecuado.

Existen varias maneras de clasificar y organizar la información de una empresa. En este sentido, todas las opciones son válidas y útiles, ya que son de acuerdo a las necesidades de la organización. Y de los distintos renglones del organigrama de una empresa.

Por ejemplo, los archivos se pueden clasificar como:

• Funcionales, con base en la función en la empresa
• Orgánicos, de acuerdo a la estructura administrativa
• Por materias, según su contenido.

Formas de archivar

Saber de qué forma proteges tus archivos es fundamental para evitar dolores de cabeza.

Más allá de una clasificación específica, los documentos se pueden archivar, bien sea por fecha de creación o nivel de importancia. Asimismo, podrían estar ordenados de forma alfabética, por serie o subcategoría.

Sin embargo, la opción adecuada para archivar documentos digitales depende de los requerimientos de la organización. Asimismo, en esta decisión toma peso el tipo de información que se maneja.

Pasos para organizar tu archivo digital

Como sabemos lo importante que es para ti conocer de qué forma proteges tus archivos, te explicamos un orden a llevar.

Cuando ya tienes claro cómo quieres ordenar y clasificar estos documentos, es hora de actuar. Para ello, primero crea un plan y, luego, programa el tiempo que vas a dedicar a esta tarea.

Las buenas prácticas en la gestión documental y archivo son fundamentales para evitar pérdidas a la empresa.

Según Armstrong Archives, LLC, una mala gestión documental genera pérdidas en la productividad de hasta 21,3%. Así que si te preguntas de qué forma proteges tus archivos, debes saber que es crucial llevar una buena gestión.

Entonces, ¿de qué forma proteges tu gestión documental y archivo? Una manera es siguiendo estos 6 pasos.

1. Establece objetivos de trabajo

Para entender de qué forma proteges tus archivos, primero debes tener claro cuál es el porqué y el propósito de crear el archivo.

Es decir, ¿será para uso interno? ¿Los clientes y colaboradores externos tendrán acceso?

2. Seleccionar los documentos para el archivo digital

Luego de haber identificado el propósito, el siguiente paso es analizar los documentos. Así, poco a poco, vas conociendo de qué forma proteges tu gestión documental y archivo.

Por tanto, en el segundo paso debes elegir qué va al archivo y qué se eliminará. De este modo, haces uso efectivo del espacio (online o físico).

3. Verificar la estructura elegida

Es importante, al definir de qué forma proteges tus archivos en la gestión documental y archivo, saber que debes verificar la estructura.

Antes de empezar a archivar, verifica que los aspectos elegidos sean los correctos para almacenar los documentos. Por lo que es preciso que te cuestiones lo siguiente:

• ¿Vas a utilizar diferentes métodos de clasificación?
• ¿Qué le conviene más a la empresa?

4. Elegir un software

Ha llegado la hora de encontrar un adecuado software gestor documental. Esto es fundamental si te interesa saber de qué forma proteges tus archivos.

De acuerdo a las necesidades de la empresa, elige una herramienta que aporte valor y con capacidad para procesar todo lo necesario.

5. Digitalizar documentos

¿De qué forma proteges tus archivos con la digitalización?

Al convertir los archivos físicos a digitales se aprovechan todos los beneficios de la transformación digital. Entre ellos, mayor eficiencia, productividad y comodidad.

6. Agregar metadatos

Espera, aún no terminamos de explicarte de qué forma proteges tu gestión documental y archivo online.

A los archivos digitales se les agregan metadatos, o etiquetas, que aportan información adicional para llevar un mejor registro de los documentos. Así es más fácil encontrar cualquier documento cuando sea necesario.

¿De qué forma proteges tus archivos con la app Sesame HR?

Y continuamos explicándote de qué forma proteges tus archivos. Ahora es momento de incluir la app de Sesame HR.

Esta aplicación tiene una característica dedicada a la gestión de documentos. Por lo tanto, es posible implementar diversas medidas de seguridad para mantener tus archivos protegidos.

A continuación, te compartimos una breve reseña de qué forma proteges tus archivos con el gestor de documentos de Sesame HR.

Encriptación de datos

Sesame HR utiliza el sistema de encriptación para proteger la confidencialidad de todos los documentos.

Es decir, los documentos pasan por un proceso de cifrado, lo cual aumenta el nivel de dificultad a los accesos no autorizados.

Single Sign On

La app de Sesame HR emplea el inicio de sesión único como medida para validar la gestión de documentos.

Control de acceso basado en roles

Esta app te permite establecer diferentes niveles de permisos para los usuarios. Así se garantiza que solo las personas autorizadas accedan a los archivos de la empresa.

De este modo, se previene que individuos no autorizados roben información, realicen cambios o manipulaciones maliciosas.

Diferentes formas de acceso

No importa el lugar donde te encuentres o el dispositivo que estés utilizando. En Sesame HR siempre podrás acceder en cualquier momento al programa de gestión documental.

7 consejos para proteger tus archivos con Sesame HR

Sesame HR es una plataforma que te brinda un nivel alto de protección y seguridad para todos tus documentos.

A continuación, te explicamos 7 maneras en que puedes aprovechar al máximo sus bondades, para mantener segura tu gestión documental y archivo.

1. Establecer contraseñas seguras

Tanto los empleados como los responsables de RR. HH. deben crear contraseñas fuertes para el uso de la plataforma.

Por tanto, estas contraseñas deben ser únicas y tener una combinación de letras, números y caracteres especiales. Además, es aconsejable cambiarlas de forma periódica.

2. Autenticación de dos factores

Esta función añade una capa adicional de seguridad, ya que requiere un segundo método de verificación.

Por ejemplo, un correo electrónico o una aplicación de autenticación para acceder a la cuenta.

3. Limitar el acceso a los archivos sensibles

Configura de manera correcta los permisos de acceso a la información delicada.

Así, solo los usuarios autorizados pueden acceder a ciertos archivos como: justificantes de nóminas de empleados subidos a la App por el área de gestión de Recursos Humanos.

4. Encriptación de documentos

Esta es otra ventaja que te ofrece Sesame HR para proteger tus documentos. Por medio de esta función, mantienes todos tus documentos seguros al aumentar el nivel de dificultad al acceso no autorizado.

5. Actualización del software

Asegúrate de mantener actualizado el software de Sesame HR y demás herramientas digitales que utilice la empresa. Por lo general, las actualizaciones periódicas incluyen mejoras de seguridad importantes que ayudan a proteger los archivos contra posibles vulnerabilidades.

6. Realizar copias de seguridad

Es muy importante que, de manera periódica, realices copias de seguridad de todos tus archivos almacenados en Sesame HR.

Luego, estas copias es mejor guardarlas en ubicaciones seguras y fuera de línea. De este modo, tienes la garantía de poder restaurar tus archivos en caso de algún daño o pérdida.

7. Capacita a tus empleados sobre la seguridad

Por último, es preciso brindar una capacitación a los empleados y responsables de RR. HH. sobre las mejores prácticas de seguridad.

Al respecto, este tipo de concientización incluye la importancia de proteger las contraseñas. Asimismo, se aconseja evitar el acceso desde dispositivos no seguros y mantener la confidencialidad de los archivos.

Esperamos que con esta información ahora tengas más claro de qué forma proteges tu gestión documental y archivo con Sesame HR.

Así que, si aún no has incorporado esta herramienta y sus beneficios en tu negocio, te invitamos para que aproveches una prueba gratis.