Liquidar la nómina: 6 elementos para hacerlo de manera correcta

6 de diciembre, 2022

El proceso por medio del cual se calculan los valores devengados por los días trabajados y deducciones hechas al salario se denomina liquidar la nómina. De este cálculo que se relaciona en un periodo determinado se obtiene un valor total a pagar.

En este pago de nómina se debe reflejar con claridad todos lo que el empleado gano por sus horas de trabajos y los respectivos descuentos.

Por tal razón, el encargado de liquidar la nómina debe estar muy bien entrenado para evitar cometer errores. Se debe conocer claramente cuáles son los elementos que contiene este proceso para llevarlo a cabo con eficiencia.    

¿Cuáles son los elementos necesarios para liquidar la nómina?

Para liquidar la nómina de una manera eficiente es necesario conocer los siguientes elementos:

1. Sueldo devengado. Este incluye la remuneración fija que recibe el empleado, auxilio de transporte, horas extras y recargos, comisiones y viáticos.
2. Vacaciones. Estas se calculan con base a los días trabajados, donde el total de los 15 días es equivalente al 4,17%.
3. Seguridad social (prestaciones sociales). Aquí se reflejan los aportes a salud, pensión y ARL que son asumidos por el empleado y el empleador. El porcentaje correspondiente al empleado es del 8,5% para salud, 12% pensión y la ARL depende del riesgo. Esto se descuenta del total devengado.
4. Parafiscales. Estos son asumidos totalmente por el empleador, pero deben ser registrados en la liquidación como consignados.
5. Prima de servicios. Esta prima corresponde al 8,33% del salario del empleado.
6. Auxilio de cesantías. Las cesantías se calculan al 8,33% del salario, y sobre las cesantías se liquidan los intereses equivalentes al 1%.

En el caso de las prestaciones sociales se debe incluir el auxilio de transporte, pero para otros elementos se debe excluir. En el caso de las vacaciones se deben incluir el auxilio de transporte y los recargos nocturnos.

Puntos clave a la hora de liquidar la nómina

1. Solicitar las deducciones del empleado a las diferentes áreas de la empresa.
2.  Considerar el tope para aplicar la retención en la fuente.
3. Analizar si alguno de los empleados debe aportar al fondo de solidaridad pensional.
4. Tener en cuenta si el empleador está exento del pago de aportes a salud, Sena e ICBF.
5. Revisar la liquidación de horas extras y recargos.
6. Descontar días no laborados si no son justificados.
7. Determinar quién tiene derecho a auxilio de transporte.
8. Conocer cada concepto devengado para diferenciar entre lo salarial y no salarial.

Obligaciones del empleado y el empleador al liquidar la nómina

Para liquidar la nómina con exactitud se debe conocer lo que debe pagar el empleador y lo que se debe deducir al empleado.

El devengado se refiere al total de ingresos para el empleado. Incluye salario, comisiones, horas extras, viáticos, recargos, bonificaciones. Esta es la base de cálculo para la seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales.

El auxilio de transporte es una prestación a favor de los empleados que ganen hasta 2 salarios mínimos mensuales para ayudarlos con los gastos de transporte desde la casa al sitio de trabajo. Su valor lo asigna el gobierno.

En cuanto a la seguridad social, apenas se vincule un empleado a una empresa, se debe contar con garantías por parte del empleador en caso de que algo suceda. Se refiere a salud, accidentes de trabajo o retiro laboral.

Los parafiscales son aportes obligatorios del empleador. El fondo de solidaridad pensional o FSP es una cuenta en la que se recauda un porcentaje del salario de trabajadores o pensionados que ganan más de 4 salarios mínimos.

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