¿Cómo manejar y optimizar una firma electrónica con un software?

26 de septiembre, 2022

La firma electrónica es una certificación que sustituye a la tradicional. Esta simplifica el proceso de firmar un documento. Como podrás entender, esto se ha convertido en un salvavidas en la gestión documental de las empresas.

Este tipo de firma se usa mucho para formalizar acuerdos y negocios de cualquier tipo. Por tal motivo, se ha necesitado la adaptación a los software para crear y manejar la signatura electrónica. 

De igual modo, existen varios tipos según su alcance y propósito. 

Firma electrónica en las empresas

Aporta grandes beneficios en distintas áreas de una compañía. En este sentido, las que más la usan son:

• Recursos Humanos.
• Finanzas.
• Departamento legal.

Esta herramienta puede utilizarse en otras áreas. Por ejemplo, para la selección de personal de forma remota. Esta es una de las ventajas de los software de firma electrónica.

Con este, puedes contratar sin importar la ubicación, pasando a ser un gran aliado del teletrabajo. Además, también podrás modificar y cerrar contratos con proveedores.

Durante la pandemia, muchos contratos pasaron al ámbito virtual para darles continuidad. Por ello, gran parte se autenticaron de forma online.

Plataformas de firma electrónica

Estas garantizan cumplir con acuerdos establecidos con clientes o proveedores. Y así, mantener una buena reputación en el mercado y de employee branding.

Con la firma electrónica, la empresa puede responder de forma eficiente a sus plazos. Además, evitan el pago de montos si sobrepasa la fecha de entrega de un producto o servicio. Así, evitarás acciones judiciales.

Reducir el gasto de papel

Con la firma electrónica se logra la expansión de las operaciones. Esta cuenta con el mismo soporte legal que la versión manuscrita. Y, por tanto, la misma validez jurídica. Así, se pueden cerrar negocios de forma segura y rápida.

Por otra parte, mantiene segura la información al digitalizar los trámites de envío, firma y recepción. Estas soluciones cuentan con medidas de protección de datos, haciéndolos seguros para el emisor y el receptor.

Al digitalizar los documentos, se minimizan los costos derivados de grandes impresiones. Así como la compra de tinta y papel. También se reduce el almacenar documentos impresos.

Cómo funciona el software de firma electrónica

La tecnología ha marcado la evolución de cómo opera una empresa. Ha hecho simples y eficientes las tareas que se realizaban de manera física. Este el caso de la firma electrónica, pues con su uso se:

• Evitan traslados.
• Aceleran procesos.
• Elimina el uso de papel y tinta.

Para conseguirlo, debes usar un software especializado. Este permite gestionar la firma y validarla para formalizar documentos de forma digital.

Cuando se necesita un certificado digital, esta autenticación adquiere el mismo valor que una manuscrita. Y puedes hacerlo a través de los programas de firma electrónica.

Firma electrónica y manuscrita

Hoy en día, vale lo mismo firmar en papel y de forma presencial, que hacerlo de forma electrónica y a distancia.

Los pasos para firmar un documento dependen del programa que se instale. Sin embargo, si se requiere signar un archivo, se debe contar con certificado digital a través de un software.

En este caso, se generará un documento único que no podrá ser modificado. Y en caso de requerir algún cambio, se debe crear otro.

Sesame HR y la seguridad del gestor documental

Algunas de las acciones más frecuentes de este software son:

• Seleccionar el tipo de firma a utilizar.
• Sellar un documento.
• Formalizar varios archivos de forma simultánea.

Además, se puede seguir el proceso y verificar la autenticidad del documento. Entre los programas que aportan beneficios a las empresas está el gestor documental de Sesame HR.

Este cuenta con las herramientas de firma electrónica necesarias para agilizar la documentación de una empresa. Por lo tanto, debe considerarse como un aliado muy eficiente.

Ventajas de un software de firma electrónica

Con un programa digital para firmar un documento o gestionar estos procesos obtienes muchas ventajas. Veamos algunas de ellas:

1. Elimina la distancia

No importa donde estés o qué hora sea, podrás formalizar documentos cuando quieras. Eso sí, siempre que cuentes con un certificado digital y el programa de firma electrónica.

2. Mejor seguridad

Con este certificado, la identidad del firmante y la veracidad del documento quedan corroboradas. Este software asegura que estos no se manipulen, reduciendo así el riesgo de fraude.

3. Mayor productividad

Ya no se requiere imprimir papel, firmarlo, escanearlo y enviarlo. Puedes hacerlo desde el teléfono, tablet o computadora. Reduciendo así el riesgo de errores y el tiempo empleado.

4. Satisfacción de clientes y empleados

Al optimizar el proceso de autenticación, se obtienen ventajas para todos los involucrados. Todo es más cómodo, sencillo y rápido. Por tanto, aumenta la satisfacción de quienes participan en el proceso. 

5. Reduce costos

Almacenando los documentos firmados de forma digital, evitas necesitar un sitio físico para guardarlos. También, te ahorras tiempo y viáticos en desplazamientos o servicios de mensajería.

6. Cuida el medio ambiente

Como hemos mencionado, la firma electrónica elimina la impresión de documentos. Ahorrando así papel y tinta. Esto, además de traer un beneficio económico, contribuye al cuidado del medio ambiente.

7. Más opciones de negocios

Poder cerrar acuerdos en el momento indicado es clave para el equipo de ventas de la empresa. Con el software de firma electrónica, se reducen los tiempos para formalizar y aprovechar las oportunidades cuando surgen.

De ahí, la importancia de contar con un programa con dichas propiedades.

¿Qué te ha parecido esta información? Esperamos haya sido de tu interés. Si quieres conocer más sobre firma electrónica, gestor documental u otros temas relacionados, no olvides visitar nuestra sección de recursos.