Sistema de reclutamiento paso a paso: todo lo que debes saber

11 de marzo, 2024

¿Estás buscando implementar un sistema de reclutamiento de personal en tu empresa pero no sabes por dónde empezar? No te preocupes, te entiendo completamente. El reclutamiento puede parecer abrumador al principio, pero con la información correcta será pan comido.

En este artículo te vamos a explicar todo sobre un software de reclutamiento paso a paso, desde lo básico como qué es y cuáles son sus funciones clave, hasta los distintos tipos de reclutamiento y las 4 fases principales del proceso. Al terminar vas a tener claro por qué tener un sistema de reclutamiento efectivo adaptado a las necesidades de tu empresa. ¡Así que sigue leyendo y comencemos!

¿Qué es un sistema de reclutamiento de personal?

Un sistema de reclutamiento de personal, también conocido como RMS (Recruitment Management System), es el proceso que utilizan las organizaciones para atraer y contratar nuevos empleados.

Atracción de talento

Un RMS efectivo comienza con la atracción de una amplia y diversa lista de candidatos cualificados. Esto se logra publicando anuncios en sitios web de empleo populares, redes sociales, universidades y grupos comunitarios.

Evaluación de candidatos

Una vez que los candidatos han presentado solicitudes, el siguiente paso es revisarlos y determinar quiénes pasarán a la siguiente ronda. Esto generalmente incluye una combinación de entrevistas telefónicas, pruebas de aptitud y verificación de referencias.

Entrevistas

Los candidatos seleccionados son invitados a una o más entrevistas personales. El objetivo es evaluar sus habilidades interpersonales, valores y cultura de ajuste, además de su experiencia y cualificaciones. Las entrevistas cara a cara también brindan la oportunidad de hacer preguntas y construir una conexión personal.

Contratación

Después de las entrevistas, se extiende una oferta de trabajo al candidato elegido. Una vez aceptada, comienza el proceso de onboarding o incorporación, que incluye la firma del contrato, la capacitación y la incorporación. ¡Felicitaciones, has contratado un nuevo empleado!

Un RMS sólido es fundamental para atraer y retener el mejor talento. Al invertir en un proceso de reclutamiento bien diseñado, tu organización estará mejor equipada para enfrentar los desafíos de hoy y del futuro.

¿Qué tipo de información almacena un RMS?

Un RMS almacena información sobre puestos de trabajo, candidatos, reclutadores y el progreso del proceso de reclutamiento. Almacena detalles como habilidades, experiencia laboral, educación, evaluaciones y comentarios sobre cada candidato. También realiza un seguimiento de las etapas del proceso de reclutamiento en las que se encuentra cada candidato.

¿Qué ventajas ofrece un sistema de reclutamiento?

Un RMS ofrece muchas ventajas como ahorrar tiempo, reducir costos, mejorar la experiencia del candidato y tomar mejores decisiones de contratación. Permite automatizar tareas repetitivas, identificar rápidamente a los mejores candidatos, y proporcionar una visión general del proceso de reclutamiento.

Un RMS también permite estandarizar los procedimientos de reclutamiento y medir métricas clave como el tiempo de contratación o la calidad de la contratación.

Funciones clave de un sistema de reclutamiento

Un sistema de reclutamiento de personal, también conocido como RMS, maneja muchas tareas importantes. Primero, ayuda a publicar ofertas de trabajo en sitios web de empleo y redes sociales para atraer a los mejores candidatos.

Una vez que los candidatos envían sus solicitudes, el RMS las organiza y filtra para que puedas encontrar fácilmente a los candidatos más calificados. Puedes configurar filtros basados en habilidades, experiencia, ubicación e idiomas para acelerar el proceso.

Revisión y seguimiento de solicitudes

Una función clave de cualquier RMS es realizar un seguimiento de todas las solicitudes recibidas. Puedes ver qué candidatos han enviado una solicitud, su progreso en el proceso de contratación y con qué rapidez están avanzando. Esto te permite priorizar a los candidatos prometedores y asegurarte de que ninguna solicitud se pierda en el proceso.

Programar entrevistas

Una vez que hayas encontrado algunos candidatos destacados, tu RMS te permite programar entrevistas por teléfono o videoconferencia directamente en la plataforma. Puedes ver la disponibilidad de los candidatos y bloquear citas que funcionen para ambas partes.

Informes y análisis

Los informes y análisis integrados en tu RMS te brindan información valiosa sobre el rendimiento de tu equipo de contratación y la eficacia de tus esfuerzos de reclutamiento. Puedes ver métricas como:

• El tiempo promedio para contratar.
• La tasa de abandono de candidatos.
• La calidad de los candidatos entrantes.

Estos datos te ayudan a optimizar tus estrategias de reclutamiento para un mayor éxito.

Un sistema de reclutamiento sólido puede marcar una gran diferencia en la construcción de un equipo de alto rendimiento. Aprovecha todas las funciones de tu RMS para atraer a los mejores talentos y acelerar el proceso de contratación.

Tipos de reclutamiento de personal

Reclutamiento interno

Si tienes empleados calificados dentro de tu organización, el reclutamiento interno es una gran opción. Publica el puesto vacante en tu intranet o envía un correo electrónico a los empleados para ver si alguien está interesado.

Esto es beneficioso porque los candidatos internos ya conocen tu cultura empresarial y necesitan menos capacitación. Sin embargo, limita la diversidad de ideas nuevas.

Reclutamiento externo

El reclutamiento externo atrae a una amplia gama de candidatos con diferentes habilidades y experiencias. Anuncia las vacantes en sitios web de empleo, redes sociales, ferias de empleo e incluso en avisos clasificados. También puedes contratar a firmas de reclutamiento para que publiquen el puesto y preseleccionen a los candidatos.

Si bien el reclutamiento externo amplía el conjunto de talentos, requiere más tiempo y dinero. Debes revisar cientos de solicitudes y los nuevos empleados necesitan más capacitación sobre tu cultura empresarial. Una combinación de reclutamiento interno y externo puede ser la estrategia más equilibrada.

Reclutamiento por referencias

Pide a tus empleados, clientes y proveedores que recomienden candidatos para el puesto. Las referencias de personas conocidas a menudo producen excelentes candidatos que ya están familiarizados con tu empresa. Sin embargo, esto puede limitar la diversidad y resultar en «amiguismo». Solicita referencias de una amplia gama de contactos para obtener una lista diversa de candidatos.

El sistema de reclutamiento que escojas dependerá del puesto que necesitas cubrir y de la cultura de tu organización. Una combinación de diferentes enfoques de reclutamiento a menudo produce los mejores resultados. El objetivo final es encontrar al mejor candidato para el trabajo.

Las 4 fases del proceso de reclutamiento

Planificación

Todo proceso de reclutamiento comienza con una buena planificación. Debes determinar cuáles son las necesidades de personal de tu organización y desarrollar una descripción del puesto de trabajo. Esto implica especificar los requisitos del puesto, las competencias requeridas y el salario estimado. También debes decidir qué canales de reclutamiento usarás para atraer candidatos potenciales.

Búsqueda de candidatos

Una vez que tengas claro lo que estás buscando, puedes comenzar a buscar candidatos. Esto puede incluir publicar anuncios de trabajo, utilizar redes sociales profesionales, trabajar con agencias de reclutamiento, etc. Asegúrate de que tus anuncios de trabajo sean atractivos y destaquen por qué tu empresa es un gran lugar para trabajar.

Selección de candidatos

Después de recibir solicitudes de empleo, pasarás a la fase de selección. Revisa cuidadosamente las solicitudes para determinar quiénes son los mejores candidatos para una entrevista. Luego, programa entrevistas telefónicas o en persona.

Durante las entrevistas, haz preguntas relevantes para determinar si el candidato es adecuado para el puesto. También puedes pedir muestras de trabajo o hacer pruebas de habilidades.

Contratación

Una vez que hayas seleccionado al candidato ideal, llega el momento de la contratación. Se le ofrece el puesto de trabajo al candidato seleccionado. Si acepta, se completa el proceso de contratación que incluye la verificación de referencias y antecedentes, exámenes médicos y la firma del contrato de trabajo. ¡Felicitaciones, has contratado a un nuevo empleado!

El proceso de reclutamiento no termina aquí. Debes asegurarte de que el nuevo empleado reciba la orientación adecuada para tener éxito en su nuevo rol. Un buen proceso de reclutamiento es fundamental para construir un equipo de alto rendimiento.

Software de reclutamiento de personal

Como ves, contar con un buen sistema de reclutamiento no es tan complicado como parece. Con los pasos correctos para planificar, publicitar, seleccionar y contratar, puedes crear un proceso sólido que te ayude a encontrar los mejores candidatos para los puestos disponibles.

Asegúrate de elegir los canales de reclutamiento adecuados, ser claro en la descripción del puesto, realizar entrevistas profesionales y hacer una buena verificación de antecedentes.

Por eso, te recomendamos que pruebes gratis por 14 días el software de Recursos Humanos de Sesame HR y optimices el reclutamiento y la selección de personal de tu empresa con todos los beneficios y acciones que te hemos mencionado antes.

Si sigues estos consejos, tendrás las herramientas necesarias para construir un equipo talentoso que impulse el éxito de tu empresa. ¡Suerte con tu búsqueda de personal!