Onboarding digital: guía para incorporar nuevos empleados

29 de agosto, 2023

La suscripción de un nuevo empleado a la plantilla resulta un hecho significativo en las empresas. A través del onboarding digital los profesionales de recursos humanos se aseguran de hacer un acompañamiento en línea de la incorporación de un nuevo trabajador.

Sin embargo, resultan algunas dudas del proceder con respecto a las nuevas tecnologías. Si bien ya se conoce el onboarding como proceso dentro de una organización, no deja de ser novedoso la creación de un canal de soporte como lo podría ser el proceso de onboarding digital. 

En los siguientes párrafos comprenderás por qué las compañías deben apostarle a estos procesos para capturar los datos de sus postulados con la mejor calidad y para hacer un procesos de adhesión exitoso. 

¿Qué es el onboarding en una empresa?

Se conoce como onboarding el proceso de incorporación enfocado en esencialmente en el ingreso de nuevos trabajadores a la empresa, dicho procesos puede tener un tiempo definido, pero esto dependerá de la empresa.

La idea es acompañar al nuevo personal a todo lo que implica conocer sus habilidades para el desarrollo de las actividades que le serán asignadas y todo lo referente a la cultura organizacional. 

A partir de ahí se entiende que el proceso ayuda al empleado a sentirse respaldado y acompañado en todo el proceso de aprendizaje. 

El onboarding es una práctica que busca optimizar y acelerar la incorporación del talento humano a la empresa. Está proceso está centrado en la orientación de los nuevos colaboradores a fin de ayudarles a adaptarse y adentrarlos al 100% a la cultura empresarial.

¿Qué es el onboarding digital en la organización?

Una empresa se considera digital cuando usa las tecnologías para mejorar su operación y para competir y diferenciarse como líder de la industria. En esa medida las empresas que hacen onboarding digital, son las que incorporan nuevos usuarios o trabajadores en línea. 

Todo el proceso lo hacen a través de una aplicación o sitio web debido a que poco o nada interactúan con los empleados en persona. 

Beneficios del onboarding digital para Recursos Humanos

Es claro que los planes de bienvenida como todos los procesos de una empresa deben adaptarse y más cuando está de por medio la tecnología, este es un listado que te permitirá ver los beneficios de usar esta estrategia de incorporación.

• Permite conocer más datos del postulado
• Facilita la integración del nuevo empleado en la cultura organizacional porque establece distintos canales de comunicación, formales e informales.
• Permite un ambiente laboral inclusivo
• Elimina la sensación de terror que puede surgir en el nuevo empleado cuando ingresa a la compañía.
• Reduce los tiempos de inducción.
• El onboarding no es algo exclusivo del área de recursos humanos, por eso otra de las ventajas de que sea digital es que incorpora a los diferentes equipos de la empresa para que hagan seguimientos y estén al tanto del nuevo empleado. 
• Se puede prevenir la falsificación de información o la vinculación de personas fraudulentas a la empresa. 

Al igual que todos los procedimientos en las empresas, la incorporación de un nuevo empleado también requiere experimentación y medición. Dado que a través de la experimentación continua, la medición y la optimización, la compañía desarrollará lentamente la mejor experiencia de integrar empleados.

En el siguiente apartado conocerás los KPIs que tu equipo debe tener en cuenta para realizar un proceso de onboarding exitoso y algunos consejos para entender el proceso cómo funciona a distancia. 

¿Cómo medir el éxito del onboarding digital?

Tasa de retención

Esta hace referencia a la cantidad de tiempo que un empleado puede permanecer dentro de la compañía. Y aquí una pregunta que suele venir para los líderes de recursos humanos es, ¿cómo poder mantener al talento desde el primer día de trabajo?

La verdad esta es una respuesta muy fácil. De acuerdo con el diario La República, un informe de la Top Employers Institute, revela que 2 de cada 10 empleados suelen en los primeros 3 meses de ingreso abandonar la empresa.

Lo que su equipo debe contemplar es brindar un proceso cercano y apertura a la persona nueva frente a todo el equipo, pero esto puede ocurrir a partir de actividades. 

También funciona bien asegurarse de conocer los planes de carrera que tiene el funcionario y como desde la compañía se puede aportar en su proceso formativo. 

Engagement rate

Con este KPI se puede conocer el índice de participación de empleado dentro de las actividades, proyectos o demandas de la empresa. De esta manera podrás hacer seguimiento del compromiso que tiene el empleado con las funciones de la empresa. Para poder tener el cálculo de esta métrica es importante tener cortes de evaluación para hacer comparaciones entre estos tiempos. 

Tasa de finalización

Aquí se pretende observar cuántos de los empleados que ingresan a un proceso de incorporación o de inducción como también se le conoce, logran terminarlo. De esta manera recursos humanos podrá detectar en qué momento del flujo, los nuevos integrantes desertan de la contratación. 

Eventualmente notarán que será necesario evitar pasos extremadamente largos o enfocarse en la experiencia del nuevo personal.

Tiempo de valor

Esta métrica es fundamental porque invita a hacer un ejercicio de auto evaluación sobre qué se le está aportando de valor a alguien nuevo que ingresa y en general a toda la plantilla. Aquí habrá que preguntarse:

• ¿Por qué habrá elegido esa persona, postularse a la empresa y no a otra?
• ¿Qué proyecciones a futuro pueden tener mis empleados con respecto a la empresa?

¿Cómo hacer el onboarding en una empresa?

Para realizar de manera óptima este proceso será fundamental hacer una lista de chequeo de las tareas que el equipo debe realizar para recibir al nuevo integrante, como:

1. El direccionamiento al área de nómina y contratación.
2. Ajustes a los tiempos en los que ingresará la persona.
3. La comunicación sobre su ingreso teniendo en cuenta que toda la empresa trabaja de manera virtual. 

También será prudente crear una lista de las actividades que en los primeros días debe realizar el nuevo empleado y hacer uso de herramientas digitales para llevar el control y chequeo de las mismas. 

Además usar un software que permita hacer firmas electrónicas de documentos facilitará el proceso de contratación y la gestión en general del puesto. 

Para efectos del teletrabajo también es muy útil tener en cuenta herramientas para hacer videos gratuitos, de manera que se pueda compartir a través de ellos tutoriales o en su defecto herramientas para hacer video llamadas. 

Es usual que se hable de la importancia de dar una buena bienvenida y mostrar una buena imagen a la persona recién llegada, pero hay un proceso que complementa este mismo y que se pierde la mayor parte del tiempo de vista. Este es el momento en el que ese nuevo empleado al cabo de cierto tiempo o factores se retira de la empresa. 

A esto último se le conoce como offboarding. 

Pasos para realizar un onboarding exitoso

Estos son los apartados que debe contener el capítulo diseñado para solo el proceso de onboarding. 

Inicialmente se debe definir las necesidades de personal, esto quiere decir que se conozcan cuántas personas conforman la plantilla de trabajo y estipular las necesidades de cada área.

Teniendo en cuenta esto, de forma eventual, puede surgir un requerimiento de personal para un área y así será fácil empezar a definir el segundo ítem. 

Iniciar proceso de selección

Una vez la solicitud es aprobada, se realiza la búsqueda del candidato, analizando la base de datos de la organización y/o convocatoria. Aquí si tienes una herramienta que centraliza la información será más fácil el análisis de las hojas de vida referenciadas.

Se va alimentando una base de datos para La base de datos se alimenta cada vez que ingresa una hoja de vida al organismo, ya sea por medio del correo institucional o en físico.

Análisis de hojas de vida

Recepción y análisis de las hojas de vida, verificando referencias, títulos, experiencia,

Descartando aquellas que no cumplan con el perfil previsto. Para aquellos candidatos que cumplan el perfil, se les citará a entrevista. Con Sesame HR además de tener en un mismo software todos los datos e información, se podrían añadir comentarios a cada uno de los perfiles entrevistados para que el profesional que hará la entrevista conozca apreciaciones puntuales sobre cada candidato. 

Entrevista

La entrevista se realiza con el fin de conocer aspectos generales del candidato, así como sus aspiraciones y objetivos. La entrevista será realizada por el jefe del área y/o el Director. Dependiendo del cargo que se solicite cubrir. En tanto cuando se inicie el proceso de onboarding digital tendrá lugar una entrevista virtual. 

Seleccionar el candidato

El candidato que, cumpliendo con todos los requisitos definidos en el manual de funciones, obtenga mayor calificación en la entrevista, será seleccionado para el cargo.

Documentación que soporte el ingreso

Una vez se comunica al candidato que ha sido seleccionado para ocupar el cargo requerido, se solicitan los documentos soporte que debe presentar para llevar a cabo la contratación.

• Hoja de vida actualizada
• Copias de documento de identidad
• Diplomas de estudio
• Certificados de estudios complementarios
• Certificaciones laborales

Teniendo estos documentos ya se puede ir conformando una base de datos sólida para el futuro.

Realizar contrato laboral

De acuerdo a las condiciones definidas, se elabora una minuta de contrato para revisión del área jurídica y del área encargada de la recepción del nuevo trabajador, y posterior firma de las dos partes, tanto el gerente como el nuevo empleado.

Proceso de inducción

Definir los roles que acompañarán la inducción. 

• El director de recursos humanos: asume el papel de conductor para movilizar las distintas acciones que deben tomar cada uno de los profesionales con la llegada del nuevo funcionario.
  Además, se encarga de comentarle al funcionario sobre la cultura organizacional, su misión, visión y expectativas. Además, se encarga de notificar la llegada y bienvenida ante la comunidad.
• El líder de área: prepara el programa de integración y diseña un posible y sencillo plan de formación interno para luego ser presentado al funcionario como un aspecto motivante desde su llegada.
• El departamento de sistemas: configura las cuentas de correo electrónico y el acceso en pleno del nuevo personal, cuidando siempre la protección de los datos y asegurándose que de manera digital el usuario tenga la mejor experiencia. 
• El asistente administrativo: distribuye las llaves, la tarjeta de acceso, demás elementos que necesite la persona para desempeñarse bien en su labor.
• El asistente de nómina: integra los datos de RR.HH. del empleado en su plan de nómina y le debe orientar cualquier inquietud que tenga al respecto sobre lo siguiente. Las prestaciones sociales, tiempos de pago, derechos y obligaciones, bonos, periodos de vacaciones, etc.
• Un compañero: acompaña la integración del empleado, le explica la cultura y los rituales de la empresa

¿Qué es el offboarding?

Basta con resaltar que es relevante anticipar y gestionar la salida de un empleado con el offboarding. Ya que si esta gestión se hace mal, puede impactar negativamente al equipo. 

Puedes enfrentarte a un grupo de trabajadores inconformes con la salida de ese empleado, tanto que afecta la productividad. 

Incluso se tiene registro que eventos de salida de un empleado mal gestionados pueden provocar el quebrantamiento de la seguridad de los datos de la empresa, por lo cual no es un asunto para dejar de lado. 

Pasos para hacer un buen offboarding

Hacer una entrevista de salida

El propósito de la entrevista de salida es obtener comentarios valiosos sobre la experiencia del empleado con la empresa. Esto ayudará a Recursos Humanos a tomar mejores decisiones en el futuro. 

Al hacer las preguntas correctas, obtendrá información valiosa sobre su negocio, comprenderá sus fortalezas y debilidades y cómo puede mejorarlo.

Informar al equipo

Es hora de detener los rumores. Para tener todo el equipo a gusto lo mejor será notificar la salida de ese empleado que se retira. Dependiendo de las demandas de su rol es importante anunciarlo al equipo con al menos una semana de anticipación para que puedan acompañar el cierre de su paso por la organización. 

Crear un formato de seguimiento

Es una buena idea mantenerse en contacto con los ex empleados, incluso a través de canales como LinkedIn o redes sociales si es el caso. Como sabes, un buen proceso de salida beneficia a ambas partes. Podemos informarte sobre lo que ocurrió después de la salida de tu trabajador para identificar potencialidades en la competencia.

Armar una despedida

Será muy importante para el cierre, destinar un espacio para que toda la plantilla pueda despedirse del funcionario. En este pequeño evento se podrá destacar lo bueno que ha traído a la empresa esta persona, los vínculos que deja, pero que fueron importantes en el desarrollo de su gestión.

En caso de que este proceso ocurra de manera digital, lo que se puede diseñar junto con el equipo de recursos humanos es un video que rescate el teambuilding contando todo el aporte de la persona a la empresa e incluso se pueden rescatar mensajes de sus compañeros más cercanos deseándole un buen recorrido en sus nuevas oportunidades laborales.

Todos estos esfuerzo al final se traducirán en una excelente posición de tu La imagen de marca que es la percepción que tiene los trabajadores o consumidores sobre lo que proyecta tu organización.

Con Sesame HR automatiza el onboarding digital

La medición y el seguimiento de métricas importantes y KPIs se hace mucho más fácil con Sesame HR. Ya no vas a sufrir con hojas de cálculo con tantas fórmulas que nadie entiende y que de paso toman tiempo y pierden de vista la información.

Sesame HR es un software de Recursos Humanos que automatiza el proceso de incorporación de los empleados. Logrando personalizar el flujo de tareas, te permite crear un plan de acogida a la medida del nuevo empleado, enfocado como siempre en la experiencia. 

Pero además, si fue el evento contrario, es decir que el funcionario se retira, Sesame HR organiza el cierre de las tareas y permite de manera interna gestionar quién va a asumir el proceso y los pendientes de esa persona de manera temporal. 

También gestiona los tiempos para que antes de la salida del personal se logre hacer una entrevista conociendo información sobre el clima en el trabajo, el método de trabajo y los equipos. Así como las mejoras que pueda sugerir para evitar tener un alto índice de rotación del personal y cuidar más la gestión del talento humano.

Además de tener una excelente herramienta de trabajo, sabrás que el manual del empleado es la única manera de que toda la plantilla conozca su reglamento interno y tenga un protocolo que soporte su actuar, es por ello que ahora verás de manera puntual y estructurada como diseñar el apartado de “Onboarding” dentro del estamento de la empresa. 

Ejemplo de proceso de onboarding en grandes empresas

Por supuesto, aquí tienes ejemplos simplificados de procesos de incorporación en tres grandes empresas reconocidas:

Onboarding en Google

Semana 1: preparación y bienvenida

Día 1:

• Sesión de bienvenida con el equipo de Recursos Humanos y presentación de la cultura «Googley».
• Introducción a la historia y los valores de Google.
• Entrega de equipo tecnológico y recursos.

Día 2:

• Exploración de las instalaciones, incluyendo espacios de trabajo y áreas de descanso.
• Introducción a los beneficios, como comidas gratuitas, espacios recreativos y opciones de desarrollo personal.

Semana 2: conocimiento del puesto

Día 3 – 5:

• Capacitación técnica específica según el rol.
• Acceso a recursos de aprendizaje en línea y materiales internos.
• Asignación de un mentor o compañero para guiar al nuevo empleado.

Semana 3: integración y proyectos

Día 6 – 10:

• Participación en proyectos reales y trabajo en equipo.
• Reuniones con líderes de equipo y oportunidades para compartir ideas.
• Inmersión en la cultura de innovación y colaboración de Google.

Onboarding en Apple

Semana 1: preparación y bienvenida

Día 1:

• Introducción a la historia y valores de Apple.
• Sesión de bienvenida con el equipo de Recursos Humanos.
• Entrega de dispositivos y herramientas de trabajo.

Día 2:

• Introducción a los estándares de diseño y calidad de Apple.
• Capacitación sobre la ética laboral y la protección de la propiedad intelectual.

Semana 2: conocimiento del puesto

Día 3 – 5:

• Capacitación técnica y práctica según el rol.
• Acceso a recursos internos y a programas de desarrollo profesional.
• Interacción con otros equipos para comprender la interconexión de los roles.

Semana 3: integración y contribución

Día 6 – 10:

• Participación en proyectos de equipo y presentaciones de avances.
• Mentoreo por parte de empleados con experiencia.
• Participación en eventos de la empresa para construir redes profesionales.

Onboarding de Microsoft

Semana 1: preparación y bienvenida

Día 1:

• Bienvenida por parte del equipo de Recursos Humanos y presentación de la cultura de «One Microsoft».
• Introducción a los valores y metas de la empresa.
• Entrega de equipos y recursos tecnológicos.

Día 2:

• Inmersión en la historia y evolución de Microsoft.
• Introducción a los beneficios, como programas de bienestar y opciones de desarrollo.

Semana 2: conocimiento del puesto

Día 3 – 5:

• Capacitación técnica y específica para el rol.
• Acceso a plataformas internas de aprendizaje y desarrollo.
• Interacción con otros equipos para comprender la colaboración interdisciplinaria.

Semana 3: integración y crecimiento

Día 6 – 10:

• Participación en proyectos y actividades de equipo.
• Reuniones con líderes para establecer objetivos y expectativas.
• Oportunidades para asistir a eventos y conferencias relacionadas con el sector.

Dato importante para esta guía

Es importante aclarar que para todos los apartados que estarán en la guía de onboarding es indispensable asignar un rol responsable. También un departamento responsable y los mecanismos de control que permitan supervisar que esto se lleve a cabo.

En este caso será muy sencillo si cuentas con el software de Recursos Humanos de Sesame HR debido a que centraliza toda la información.

Ya es claro que invertir recursos y tiempo en estos procesos es una excelente manera de fortalecer la empresa. Entonces, si precisas ayuda para acceder a más información sobre este tema quédate en Sesame HR. Estamos para ayudarte.