Guía sobre el control de vacaciones de empleados

8 de marzo, 2023

La planificación y el control de vacaciones de empleados puede resultar muy complicado para el personal de recursos humanos. Efectuar una mala gestión de las vacaciones puede generar muchos problemas que puede traer inclusive pérdidas económicas.

Para gestionar las vacaciones los responsables de recursos humanos reciben muchos mails con las fechas solicitadas. Además reciben rectificaciones posteriores y algunas preguntas sobre su derecho a vacaciones.

Esta gestión se complica aún más cuando debe hacerse de forma manual. Por tal razón, la mejor opción es apoyarse en un software de control de vacaciones. Por eso te queremos presentar el software de control de vacaciones de Sesame HR.

Aspectos del control de vacaciones de empleados en Colombia

Los trabajadores colombianos toman con mucho interés el cálculo y pago de vacaciones. Por tal motivo se debe utilizar el método más eficaz para llevar el control de vacaciones de los empleados.

Para el disfrute de vacaciones en Colombia se debe hacer el cálculo en base a un periodo de 15 días laborales. Estos días laborales remunerados se otorgan por cada año de servicio.

Se tiene que destacar que en Colombia no se cancela pago adicional o bonificación por vacaciones. Para que el empleado tenga dinero al salir de vacaciones puede solicitar su quincena adelantada. Este pago debe ser autorizado por el empleador.

Si como buen empleador, deseas gestionar correctamente las vacaciones de los empleados sigue los siguientes consejos:

1. Necesitas contar con un gestor de vacaciones que calcule de forma automática los días disfrutados y los días restantes según el caso. A través de este mecanismo se pueden solicitar los días de vacaciones y los responsables lo pueden aprobar directamente. De este modo se evitan todos esa cantidad de emails, quedando los días señalados en calendario.
2. Establecer un protocolo para que los empleados soliciten las vacaciones. Así la empresa podrá gestionar fácilmente las solicitudes.
3. Definir los plazos en los que se debe solicitar las vacaciones.
4. Se debe evitar la sobrecarga de trabajo en los diferentes departamentos.
5. Establecer quien tiene la prioridad en el momento de escoger las vacaciones.

Los efectos positivos de las vacaciones son los siguientes:

• Disminución del estrés del trabajador.
• Reducción de fenómenos negativos para la salud mental.
• Aumento de la productividad.
• Se incrementa la creatividad.
• Se refrescan las relaciones y las posibles tensiones entre los empleados.

Por tal motivo es de vital importancia llevar un eficiente control de vacaciones de empleados.

¿Qué dice el Código Sustantivo del Trabajo sobre las vacaciones?

Cuando un trabajador cumple un año de servicio comienza a interesarse en cuando podrá tomar sus vacaciones. Por tal razón es conveniente estar bien informado de todos los aspectos relacionados al control de vacaciones de empleados.

De acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo se conoce lo siguiente:

Artículo 186

Los trabajadores que han prestado sus servicios durante un año tienen derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remunerados. Dichas vacaciones las puede otorgar el empleador o ser solicitadas por el trabajador. Esta aprobación no debe afectar el servicio de la empresa o el descanso del empleado.

Artículo 187

El empleador debe señalar la época de vacaciones a más tardar el año subsiguiente. Se deben conceder oficiosamente o a petición del trabajador. El empleador tiene que dar a conocer la fecha en que concederá las vacaciones con 15 días de anticipación. El mismo debe llevar un registro de vacaciones.

Artículo 188

Si se presenta una interrupción justificada del disfrute de vacaciones, el trabajador no pierde el derecho a reanudarlas.

Artículo 189

La compensación de las vacaciones en dinero está prohibido. No obstante, el Ministerio del Trabajo puede autorizar el pago de hasta la mitad de las vacaciones en dinero en casos especiales.

Si el contrato de trabajo termina sin haber disfrutado las vacaciones causadas, el derecho se compensa en dinero. Además se cancela la remuneración que debía pagarse por vacaciones al momento de causarse.

Artículo 190

Los trabajadores pueden acumular las vacaciones hasta por dos años, o cuatro si son trabajadores especializados, técnicos o de confianza. Pero deben gozar de al menos 6 días hábiles de vacaciones, que no son acumulables. Los nueve días restantes acumulables deben disfrutarse para que se pueda efectuar una nueva acumulación.

¿Cómo se pagan las vacaciones en Colombia?

No existe una forma única en la que se puedan definir el pago de las vacaciones en Colombia. Quienes trabajan a tiempo completo las pueden disfrutar de dos maneras:

Compensación en tiempo

Por cada año de trabajo el empleado tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones. Esto quiere decir de lunes a viernes o de lunes a sábado, si es el caso.

Para su cálculo se toma como base el salario que el empleado devengue al momento de solicitarlas. Se excluye el pago recibido por horas extra, dominicales, festivas o turnos nocturnos.

Compensación en dinero

Por cada año de servicio el empleado solo puede compensar en dinero nueve de los quince días de vacaciones correspondientes.

Los restantes seis días debe disfrutarlos necesaria y obligatoriamente en tiempo. El objetivo es que el trabajador tenga acceso a un tiempo de descanso. Dicha liquidación incluye todos los factores salariales, sueldo básico, horas extras, recargos nocturnos, etc.  

Para optar a esta modalidad es necesario una solicitud expresa del trabajador al empleador y que se deje por escrito el acuerdo entre las dos partes.

Pagar las vacaciones a tiempo completo de un trabajador

Para pagar las vacaciones, en este caso, a tiempo completo de un empleado en Colombia se requiere:

1. Fecha de ingreso. Las vacaciones se causan por cada año de servicios ininterrumpidos. Por tal razón, la fecha de ingreso marca el inicio del periodo para comenzar a contar un año de servicios.
2. Salario. Las vacaciones se liquidan siempre sobre el último salario devengado. Esto quiere decir, el salario que ganaba el trabajador al momento de liquidar sus vacaciones.

Si a un trabajador le suben el sueldo mientras está de vacaciones no tiene derecho a que se le reajusten al nuevo salario.  

Es importante conocer todos estos aspectos al momento de solicitar las vacaciones para tener una idea de lo que nos corresponde por ley. Tener el control de vacaciones del personal es imprescindible.

Liquidación de vacaciones parciales o trabajadores de medio tiempo

Las empresas pueden encontrarse con casos en los que deben liquidar vacaciones parciales o de empleados de medio tiempo. Esto se debe tener en cuenta para cada caso:

Vacaciones parciales

Estos son los trabajadores que deben tomar como mínimo seis días de vacaciones al año. Los demás días se pueden fraccionar como lo convengan empleador y empleado.

Lo pueden acumular también para el año siguiente y hasta por cuatro años. Dichas liquidaciones se hacen normalmente considerando el último salario devengado antes de salir de vacaciones.

También deben considerarse los días que tomara, lo recibido por comisiones, horas extras y dominicales según le corresponda.

Trabajadores de medio tiempo

Igual que los trabajadores a término indefinido, tienen derecho a 15 días hábiles de vacaciones por cada año de servicios ininterrumpidos.

Aunque un trabajador solo trabaje lunes y miércoles, se deben contar sus 15 días hábiles de vacaciones corridos. Si no se hace de esta forma, las vacaciones de este trabajador pueden durar más de un mes.

Vacaciones con salario integral

Los empleados que devenguen salario integral tienen derecho a tomar vacaciones en las mismas circunstancias que los demás.

Vacaciones colectivas

Son comunes en empresas donde la operación es fuerte durante ciertas épocas del año. De este grupo forman parte los colegios, universidades y entidades del Estado que dejan de operar entre diciembre y enero.

Para estos casos quienes cumplen un año de trabajo cuando la empresa interrumpe sus actividades salen de vacaciones normalmente. Para los que no han cumplido el año de trabajo, se les envía igualmente de vacaciones.

En este caso se les liquida según los términos de las vacaciones otorgadas por años de servicios. La diferencia es que cuando estas personas cumplan su año de servicio se entenderá que ya obtuvieron su derecho a disfrutar sus vacaciones.

Posibles problemas en el control de vacaciones de empleados

Luego de pasar un año de labores, los trabajadores colombianos esperan percibir su derecho a disfrutar vacaciones laborales. Como ya sabemos, estas equivalen a 15 días hábiles de descanso remunerado.

Las empresas pueden optar por varias opciones para asignar descanso a sus trabajadores. Algunas se decantan por las vacaciones colectivas y otras por las individuales. Para un mejor control de vacaciones de personal, ambas partes deben estar de acuerdo.

Siempre es mejor aprovechar los periodos de vacaciones comunes porque ayuda a tener menos cosas pendientes. Antes de salir de vacaciones es bueno verificar que todo quede listo y delegar lo que haya quedado pendiente.

De este modo se puede tener la tranquilidad de no ser molestado durante el descanso. Cuando se tienen vacaciones individuales, es bueno comunicar al empleador los planes que se tienen. Él  es quien tiene la facultad de decidir la fecha de salida de vacaciones.

Inclusive el empleador está en la potestad de negar las vacaciones después de solicitarlas si lo considera necesario.

El Código Sustantivo del Trabajo y la decisión sobre la época de vacaciones

El Código Sustantivo dice que la época de vacaciones en las que se puede tomar el descanso la debe señalar el empleador.

Estas deben ser concedidas oficiosamente o a solicitud del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso. El empleado puede solicitar sus vacaciones, pero no puede exigir la fecha o época en que las quiere disfrutar. Una solución a esto es llegar a un acuerdo entre las partes.

Lo anterior nos enseña que sin haber obtenido la autorización de las vacaciones no se pueden hacer planes. Por eso el acuerdo es muy importante. Recuerda que no se puede afectar ni el trabajo de la empresa ni el descanso del trabajador.

Para todos estos aspectos es bueno siempre consultar con el Código Sustantivo del Trabajo.

Toma el control de vacaciones de empleados con Sesame HR

Cuando una empresa cuenta con un software de control de vacaciones de empleados como el de Sesame HR facilita muchos procesos. Estos, inclusive, se pueden realizar desde teléfonos celulares o computadoras.

De este modo, se logran optimizar bastantes procesos y se establece un flujo de aprobación automático. Todo esto sin que los empleados deban dirigirse al departamento de recursos humanos.

Ventajas del gestor de vacaciones de Sesame HR

Controlar las vacaciones del personal

Con el apoyo del software de vacaciones la empresa sabe quién ha solicitado días de descanso y durante qué periodo. De este modo el departamento de recursos humanos puede mantener un control eficiente de las solicitudes de los empleados.

Optimizar el tiempo

Con esta herramienta los empleados no pierden tiempo al desplazarse al departamento de recursos humanos a solicitar vacaciones. Esta gestión se puede llevar desde el portal del empleado.

Registro del control de ausencias

El software de control de vacaciones de personal se puede utilizar para gestionar lo referente a ausencias, permisos laborales, horas extras o bajas médicas. Los datos de cada trabajador se actualizan de forma automática.

Control del personal para gestionar sustituciones

El software realiza muy fácil el control de asistencia. Esto permite a la empresa actuar a tiempo ante un imprevisto sin afectar la productividad de la empresa.

Informes automáticos

Con la ayuda de este programa se genera un documento que contiene la información sobre bajas y ausencias del equipo. De esta forma se puede conocer en tiempo real con quién cuenta la empresa en determinado momento.

Con el software de control de vacaciones de Sesame HR se optimiza la autogestión, se gana productividad y se ahorra tiempo.

¿Por qué debe optimizarse el control de vacaciones de empleados?

Durante el año existen periodos en los que la solicitud de vacaciones en una empresa se incrementa. En este momento se hace necesario el control de vacaciones de empleados. El apoyarse en un software como Sesame HR optimiza automáticamente estas solicitudes.

Esto permite que el departamento de recursos humanos haga más sencillo su trabajo. Con esto obtiene una organización más efectiva de las vacaciones que beneficie al trabajador y la empresa.

Cuando se planifica eficientemente el control de vacaciones de empleados se logra lo siguiente:

1. Se mantiene y preserva la satisfacción y el bienestar de los trabajadores. Esto tiene una repercusión directa en la productividad debido al descanso.
2. Garantiza el buen funcionamiento de la empresa y el nivel de producción de la misma durante los periodos de vacaciones.
3. Se evita el no tener disponible el recurso humano que se requiere en los periodos de mayor actividad o durante picos de trabajo inesperados.

Criterios para llevar un control de vacaciones de empleados

1. Establecer un periodo fijo para la elección de los días de vacaciones.
2. Estudiar las necesidades de cada grupo de trabajo o departamento, estableciendo normas internas.
3. Determinar el orden de prioridad en el momento de elegir vacaciones en caso de conflicto. Generalmente se establece como criterio de orden la jerarquía o la antigüedad.

También se puede establecer un sistema rotativo, para que todos tengan la misma oportunidad.

Planificar con antelación para equilibrar la carga de trabajo y para que los trabajadores puedan organizar sus vacaciones con comodidad.

Con el estudio de estos aspectos se puede organizar y cuadrar las vacaciones de los empleados sin que se presenten problemas. La clave del éxito de una empresa radica en mantener el bienestar de su talento humano.

Una forma eficiente de lograr ese bienestar es organizando adecuadamente sus vacaciones.

¿Qué requisitos debe tener un buen software de control de vacaciones de empleados?

Si quieres saber qué debe tener un buen software de control de vacaciones de empleados y facilitar el proceso de la empresa, presta atención a lo siguiente:

1. Debe gestionar todo tipo de ausencias. Esto se refiere a vacaciones, días libres, bajas por enfermedad, permisos de maternidad, de paternidad, etc.
2. Solicitud de vacaciones y permisos. Debe ser sencillo y de fácil acceso por los trabajadores. La idea es que se pueda gestionar desde cualquier dispositivo web o aplicación.
3. Soporte para festivos locales. Tanto los festivos regionales como los nacionales. El soporte debe estar en el centro de trabajo que sea, inclusive si este se encuentra en países del extranjero.
4. Aprobación de vacaciones y permisos. Esto se refiere a que pueda aceptar o rechazar las solicitudes que envíen los trabajadores.
5. Control de vacaciones disfrutadas. Debe disponer de la información requerida acerca de cuántos días disfrutados tiene cada trabajador. Además debe tener acceso a su historial de ausencias.
6. Registro de disposición de días libres. El software debe estar en la capacidad de permitir editar e introducir cambios y nuevas ausencias de forma sencilla.
7. Informes de vacaciones y permisos. Esto es para que los supervisores puedan tomar las mejores decisiones. Debe poder segmentar por centro de trabajo, por departamento o por empleado.

Por estas y por muchas más razones es de gran utilidad en una empresa un software de vacaciones como el de Sesame HR. Con él las empresas gestionan el disfrute de los días de los empleados con una visión 360º. Todo esto lo hace en tiempo real.

Así se pueden organizar las vacaciones y destinar el tiempo requerido para cada trabajador. Con el software de Sesame HR se logra la autonomía de los empleados.