Firma digitalizada: cómo usarla con un software de recursos humanos

8 de junio, 2023

Actualmente no existe casi ninguna diligencia que no se puede hacer de manera digital, cada día se avanza más en que las tareas cotidianas se resuelvan desde los dispositivos electrónicos y no de manera presencial. Por lo tanto, un elemento básico de cualquier transacción, como es la firma digitalizada.

En Sesame HR pensamos que es importante analizar cómo este recurso se va a implementar en el software de recursos humanos y cómo podemos mejorarlo.

Por eso hemos escrito este artículo, donde podrás encontrar todo lo relacionado con la firma digitalizada y los software de RRHH.

Qué es la firma digitalizada

La firma digitalizada es un tipo específico de firma electrónica avanzada, que cumple con requisitos legales en varios países, ya que se considera una manera segura y legal de firmar documentos electrónicos. Este tipo de firma requiere un certificado.

Se usa a través de un dispositivo criptográfico que garantiza que un documento digital sea auténtico, íntegro y que no haya repudio del mismo. Para digitalizar la firma se utilizan técnicas de criptografía y asimétrica, así como también dos tipos de claves: privada y pública.

Cuando en un documento se utiliza la firma digitalizada, el que firma usa su clave (que es privada) y así aplica una herramienta criptográfica al documento. De esta manera se garantiza que la firma sea irremplazable, además puede ser verificada por cualquier persona que tenga acceso a la clave pública que corresponde al firmante.

Si necesitas hacer verificación de la firma digitalizada debe ser por medio de la clave pública, de esta manera se puede garantizar que el documento proviene de un firmante auténtico.

Digitalizar la firma es muy utilizado en transacciones electrónicas como:

• Contratos legales.
• Comunicaciones.
• Contextos donde se requiere garantizar la seguridad y autenticidad de la información.

Cabe anotar que, en algunos países la firma digitalizada puede ser no aceptada para ciertos tipos de documentos o transacciones. En este sentido te recomendamos antes de firmar un documento de esta manera, verifica las regulaciones y cumple con los requisitos de cada país.

Beneficios de la firma digitalizada

• Autenticidad en la identidad del firmante.
• Seguridad que el contenido del documento no ha sido alterado.
• Impide que posteriormente el firmante niegue el contenido del documento.
• Seguridad criptográfica robusta muy difícil de manipular o falsificar.

En que situaciones es útil la firma digitalizada para los recursos humanos:

Contratación de personal

Con este tipo de herramienta agilizas procesos de contratación, ya que suprime la necesidad de imprimir, enviar por correo, o escanear documentos físicos. Ahorras no solo tiempo, sino además recursos.

Gestión de documentos

Digitalizar la firma te facilita la gestión eficiente de los documentos. Además de los contratos, todo lo relacionado con el empleado, como formularios de impuestos, acuerdos de confidencialidad, etc.

Al ser documentos que archivas digitalmente, su acceso y seguimiento es mucho más eficiente.

Procedimientos de autorización

En los procesos internos de una empresa que requieren autorización, los supervisores usan la firma digitalizada, para agilizar y hacer más eficiente esta dinámica.

Diferencia entre firma digitalizada y firma electrónica

La firma digitalizada y la firma electrónica son dos conceptos relacionados pero diferentes en términos de tecnología, seguridad y legalidad.

La firma electrónica es la manera en que firmas un documento de manera electrónica. Entonces, por lo general es una imagén escaneada de una firma de papel, que se pone en un documento digital.

Es importante diferencies la firma electrónica, de la firma digitalizada, ya que en esta última se utiliza criptografía y certificados digitales, para corroborar la identidad de la persona que firma y poder garantizar que dicho documento sea autentico.

En cambio, la firma electrónica es un termino más amplio que hace referencia a cualquier tipo de firma que se utiliza en documentos electrónicos.

El concepto de firma electrónica puede contener la firma digitalizada, pero así mismo firmas escaneadas, firmas manuscritas digitalmente, firmas biométricas etc.

Con la firma electrónica no obtienes igual validez que con la firma digitalizada, ya que no significa el mismo nivel de seguridad y no es garantía de autenticidad en un documento.

Pero es útil porque da una imagen de la firma y de esta forma se corrobora que recibiste un documento o que se está de acuerdo con él mismo.

Cómo digitalizar la firma con un software

Digitalizar la firma puede llevarse a cabo de diferentes formas utilizando un software. Si deseas firmar un documento electrónico de manera segura y legal, se recomienda utilizar un software que cumpla con los requisitos de tu país.

Como plataforma de gestión de recursos humanos, en Sesame HR nos ocupamos de diseñar una amplia gama de funciones, que simplifiquen y optimicen todos los procesos relacionados con la gestión del personal.

Una de nuestras herramientas destacadas es la funcionalidad de gestor documental, que sirve a las empresas para almacenar, organizar y administrar de la manera más eficiente todos los documentos digitales.

En este sentido, con el gestor Documental de Sesame HR podrás integrar la gestión de la firma digitalizada. Pues ofrece un espacio central para almacenar los documentos importantes, como contratos, evaluaciones de desempeño, capacitaciones y en general formularios o registros que requieren firmas.

Puedes utilizar el gestor documental de Sesame HR para gestionar la firma digitalizada de tu empresa, permitiendo a los usuarios al digitalizar la firma que los documentos queden almacenados en la plataforma. Lo que agiliza los procesos y mejora la eficiencia operativa, con un registro digital de todos lo relacionado con RRHH.

Ventajas del gestor de documentos de Sesame HR

Algunas de las ventajas clave que ofrece el Gestor Documental de Sesame HR para la gestión de tu empresa son:

• Centraliza todos los documentos en un solo lugar. Lo que te facilita tanto el acceso como la gestión de los mismos.
• La plataforma te brinda seguridad para proteger tus documentos, definiendo permisos por usuario. Restringe el acceso, permitiendo solo a personas autorizadas ver o modificar archivos.
• La búsqueda y recuperación de los documentos la haces más rápida y eficientemente, ya que con el gestor de documentos vas a poder organizar en carpetas y categorías.
• Con el gestor de documentos de Sesame HR compartes documentos en tiempo real entre los miembros de la empresa. Esto facilita el trabajo en equipo, con documentos compartidos. También estás habilitado a realizar comentarios o revisiones en línea.
• Esta herramienta la vas a poder utilizar integrada con otras funciones de Sesame HR, como el gestor de vacaciones o ausencias y así es más eficiente la gestión de los documentos relacionados a estos procesos.

En Sesame HR buscamos ayudarte a organizar y administrar tus documentos con la firma digitalizada de la manera más eficiente, por eso te brindamos esta información, esperamos te haya gustado.