Gestiona la reserva de salas de juntas de tu empresa con Sesame HR

14 de octubre, 2022

Hoy en día, es crucial contar una forma de reserva de salas en cualquier momento. Sobre todo, en un contexto donde encontramos empresas con más número de áreas que de espacios para reuniones. Para ello, no dudes en añadir un sistema para reservar salas en tu compañía.

En este sentido, Sesame HR pone a tu disposición su software. Con él, se pueden hacer las reservas pertinentes en el día y la hora requerida. Evitando así conflictos entre áreas.

Si se comprueba que la sala está disponible, se pueden gestionar las reuniones de trabajo de forma eficiente.

Sesame HR y su reserva de salas de juntas

Muchas empresas han añadido sistemas que les permite hacerlas. Este programa aporta una ayuda muy eficiente para evitar la reserva duplicada. De esta forma, se evita que dos personas o grupos distintos soliciten una sala al mismo tiempo.

En este sentido, al conocer su disposición se puede cancelar una reserva. Y si sabes la fecha y hora de una reunión, puedes evitan interrupciones. Así, nadie entrará a preguntar cuándo se desocupa la sala.

Con los sistemas tradicionales de reserva, se puede impedir el acceso si el encargado no está presente. Y con la ayuda del software, se evita negar el acceso si la sala está disponible.

De este modo, Sesame HR gestiona de forma eficiente el uso de las salas. Y a la vez, el tiempo que serán usadas. Además, se puede confirmar, alargar o cancelar una reunión.

La ayuda de este programa en casos urgentes

También, se puede modificar la fecha y hora de la reunión si es necesario y si está entre las opciones. También, se puede verificar qué salas están disponibles.

El programa de reserva de salas permite conocer los horarios de cuándo están ocupadas o disponibles. Así como realizar todas estas acciones con gran eficiencia.

De este modo, se da un uso correcto de las salas y se logra la mayor productividad de quienes las usan. La app cuenta con una tecnología inteligente para gestionar y planificar las reuniones de la mejor forma.

Asimismo, permite a los usuarios programar las reservas de salas en línea. Y lo hace sin muchos problemas. Por tanto, en una plataforma única pueden reservar de forma cómoda:

• Salas de reuniones.
• Espacios internos.
• Oficinas.

Cómo funciona el software de reserva de salas

Con el uso del software de reserva de salas puedes optimizar la gestión de estos espacios. Estas son flexibles porque las puedes hacer desde donde quieras:

• Panel o aplicación.
• Presencial desde la tablet.

Para entender esto, planteamos un escenario en una fábrica de aparatos electrónicos. Esta cuenta con 400 empleados en su sede principal.

Durante un día normal de trabajo, el equipo de marketing y comunicación decide que deben reunirse de forma urgente.

Esta situación obliga a alertar sobre una crisis de comunicación corporativa y cómo debe atenderse. Al mismo tiempo, en la gestión de Recursos Humanos surge la necesidad de convocar una reunión.

El problema aparece porque en la empresa solo hay tres salas de juntas, y dos de ellas ya están ocupadas.

Evitar conflictos internos en la empresa

Sin conocer los antecedentes, los dos grupos que necesitan reunirse se presentan la sala disponible. Y claro, se encuentran. Al no contar con un software, ninguno había hecho reserva, creando un conflicto dentro de la empresa.

En este caso, se hace muy difícil definir a quién le corresponde ocupar la sala de juntas para su reunión. Todo este problema, se pudo evitar si la empresa hubiese tenido a disposición el software de Sesame HR.

Con él, hubiese podido llevar un control por horas y de solicitud de reservas. Y también, haber fijado a qué grupo le pertenecía la sala.

Por esta razón, es crucial que incorpores una de estas herramientas en tu empresa. Con ella, podrás elaborar con éxito el cronograma de todas las reuniones necesarias. 

Beneficios de la reserva de salas de Sesame HR

Hoy en día, esta es una herramienta que se ha convertido en indispensable en las compañías. Con el software de reservas de salas, se logra centralizar el proceso de reserva.

Esto facilita mucho la gestión del lugar de trabajo. Y en todo caso, dependerá de los niveles de permisos que tengan los usuarios. Así, podrán usar también las salas de videollamadas si están autorizados para ello.

El software es sencillo de usar. Además, elimina el riesgo de conflictos en la empresa. Y sí, esta es una de las principales razones por las que se introdujo esta tecnología.

Asegurarse de que las salas reservadas no se ocupen

Con el uso del programa, te aseguras el soporte de trabajo ideal al brindar distintos niveles de apoyo. Además, otorga varias vías para reservar las salas. Ya sea desde la aplicación, una plataforma de navegación o la tablet.

Si usas Sesame HR, darás una mejor utilidad a los salones de conferencia. Siendo todos conscientes de que están reservadas, sabrán que no dispondrán de ella.

Con el software de reservas, puedes coordinar mejor a los empleados cuando se cancele una junta. Por su parte, los miembros podrán llevar a cabo una reserva de salas que cumpla con cada necesidad. Y desde cualquier dispositivo. 

Contar con este sistema optimiza los procesos internos de la empresa. Así como la productividad de los empleados. Al poder identificar qué espacio no está siendo usado, se puede aprovechar mejor.

¡Esperamos que te haya servido esta información! Si es así, ¿te parece seguir conociendo más asuntos relacionados? Entonces, te animamos a continuar en nuestra sección de recursos.