Gestor documental: la solución que esperabas de Sesame HR

23 de diciembre, 2022

El gestor documental es un espacio que centraliza los documentos de una empresa. A este espacio, se puede acceder en cualquier momento para revisar lo que se requiera. La gestión documental digital es un sustituto perfecto para el formato en papel.

Así pues, este permite un mejor aprovechamiento de los recursos y el espacio físico.

Usar un gestor documental como Sesame HR otorga muchas funciones para administrar archivos. Aquí, la información es de fácil acceso y se puede consultar todo en tiempo real.

Tanto tú como tu equipo pueden acceder a los documentos desde donde estés. Con este software, evitas la perdida de archivos.

Cómo son los documentos en papel

Cada muchas empresas aumentan el volumen de sus datos. Si se hace en papel, la gestión documental en empresas se complica. .

Así, los encargados de Recursos Humanos ven con gran dificultad el proceso porque:

1. La conservación del documento no se puede garantizar. En algunos casos, el material del que está hecho el papel es susceptible a daños. Con el tiempo, se puede borrar la tinta o desgastar el papel.
2. Por ocupar un lugar físico, el archivo en papel ocupa mucho espacio para su almacenamiento.
3. Toma mucho tiempo al equipo acceder a un documento en específico. El proceso exige que las personas hagan búsquedas exhaustivas hasta lograr el acceso. Esto hace perder mucho tiempo.
4. Si varias áreas requieren los mismos datos para sus proyectos, se deben imprimir muchas copias. Esto conlleva dos problemas: uno operativo y otro ambiental.
5. En cuanto a lo operativo, pueden existir choques si varios equipos requieren el mismo documento.
6. En lo ambiental, es evidente que por el mayor número de copias en papel se hace menos sostenible la empresa.

Ventajas en el bienestar de empleados y productividad empresarial

El software de gestión documental de Sesame HR permite almacenar más datos, indexar y recuperar información. Digitalizar documentos laborales genera ahorro de tiempo y aumenta la productividad. 

Una empresa genera, recibe y gestiona muchos archivos. La principal función del programa es digitalizar los que están en papel.

Esto reduce los costos operativos y la dificultad de buscar en espacios físicos.

En este sentido, este software es un aliado perfecto para la empresa. Permite organizar los documentos físicos y electrónicos tu empresa de forma eficiente.

Cómo resuelve el gestor documental los problemas clásicos

El sistema de gestión documental permite que todos los documentos de la empresa se:

• Almacenen.
• Conserven.
• Organicen.
• Se encuentren.

Esto lo hace de la siguiente manera:

1. Justificaciones: en este caso, se incluyen las incapacidades médicas.
2. Nómina: aquí se centran todos los datos sobre pagos por los conceptos trabajados.
3. Documentos laborales: todos los formatos relacionados con la contratación de un empleado o los certificados. Incluso puedes incluir los personales.
4. Facturación: todos los recibos de compras.

La empresa gestiona demasiados archivos. Por eso, el gestor documental digitaliza estos documentos en papel. Esto reduce costos operativos y simplifica la búsqueda de los mismos.

¿Con qué aspectos ayuda el gestor documental?

Presta atención a los siguientes puntos:

Mejora los tiempos de respuesta

La información se almacena en un mismo espacio virtual. Todo está en la nube, facilitando el acceso a la información.

Tiene más control de la seguridad de la información

Cuidar los datos de forma virtual es más efectivo que en papel. Por lo tanto, el gestor documental de Sesame HR es la opción perfecta para conservar los documentos.

La ventaja es que los digitales no se deterioran por condiciones ambientales.

Es más sostenible y rentable

Las empresas están obligadas a limitar su impacto en el medio ambiente. Al usar estos programas, se reducen los gastos y se ahorra gran cantidad de papel en:

• Facturas.
• Contratos.
• Otros documentos de la empresa.

Envía notificación de movimientos

Cuando un empleado acaba su trabajo, el resto del equipo lo sabrá. Y por tanto, podrá revisar el documento. Esto demuestra agilidad.

El gestor documental avisa al área involucrada. Cada documento nuevo ingresado se notifica y observa con facilidad. Esto demuestra que reduce los problemas que se presentan con la gestión de documentos en físico.

Qué software de gestión documental es más recomendable

Para lograr colocar en orden todos los documentos de tu empresa, debes usar las soluciones digitales.

En este sentido, el gestor documental de Sesame HR ofrece múltiples funciones para administrar estos archivos. Lo más notable de este software es que los datos son de fácil acceso. Y por tanto, se puede consultar en tiempo real.

Otra de las ventajas que ofrece es acceder a los documentos donde te encuentres. Tanto tú como tu grupo de trabajo. Además, lo puedes hacer cuando lo desees, facilitando muchos procesos.

Con el uso de este gestor, evitas la pérdida de archivos. Cosa que suele pasar mucho cuando se llevan los archivos en físico.

Estas herramientas también permiten monitorear el acceso de datos. Así, podrás conocer:

• Su tiempo de uso.
• Quién realizó la búsqueda.
• Cómo lo usaron. 

Evitar el riesgo de confusión entre áreas con el monitoreo.

Con el gestor documental, podrás aportar satisfacción laboral a tus empleados con la transformación digital. Es una excelente opción para la optimizar el manejo de información. Siempre adaptado a los requisitos de la empresa y su personal.  

Es crucial que las empresas tengan una herramienta versátil para organizar los documentos clave de la misma. Sin una buena gestión de los archivos, el rendimiento y la productividad de una empresa se ve afectado. Por lo que se debe presar especial atención a cómo almacenarlos.

Es por ello que te necesitas apoyar en los servicios que presta un gestor documental como Sesame HR. Con este software, llevarás tu empresa a otro nivel.

Y es que suena interesante las ventajas que aporta este software, ¿verdad? Si te gusta, no dudes en probar y experimentar el cambio en tu empresa. Y si quieres conocer más sobre este u otros temas, te animamos a seguir en nuestra sección de recursos.