Importancia de realizar un buen proceso de offboarding o salida del empleado

22 de marzo, 2022

Es inevitable que los empleados en algún momento por los motivos que sean se vayan de la organización. El offboarding busca que este proceso de cierre sea seguro y se garantice menores traumatismos tanto para el empleado como para la empresa.

Definición de Offboarding

El final de una relación profesional y laboral entre empleador y trabajador implica un proceso de papeleo, transición y de transferencia de responsabilidades. Todo esto supone que el departamento de RRHH debe ejecutar y optimizar los mayores esfuerzos para que la desvinculación sea lo más agradable posible. A este cúmulo de actividades se le conoce como Offboarding.

Algunas de las siguientes son situaciones donde se debe poner en marcha el offboarding:

• Despidos
• Jubilación
• Finalización de contrato
• Renuncia por razones personales
• Muerte (o enfermedad)

¿Por qué es importante tener estos procesos en la compañía?

Aunque la salida de un trabajador se puede dar por distintas circunstancias y formas como se mencionó antes, generalmente se destaca como ventaja del offboarding para la empresa la seguridad de marca.

Es decir, la posibilidad de garantizar que se mantenga privada la información una vez esté fuera el empleado. Lo común es hacer cierre de cuentas y entrega de credenciales para conservar la seguridad del acceso.

También, es importante tener en cuenta el ahorro de costos debido a que, al hacer la transición entre el empleado que se retira y el nuevo empleado capacitado para ocupar el puesto se mantiene la fluidez en la producción.

Para añadir, resulta beneficioso porque mejora la experiencia de usuario. Aquí se puede dejar huella con el acompañamiento en el retiro y así con el voz a voz, este exempleado puede recomendar la empresa a sus amigos y familiares. Una oportunidad de hacer visible lo positivo de la organización.

A continuación encuentras posibilidades para hacer un exitoso proceso de Offboarding.

¿Cómo hacer un correcto Offboarding?

Optimiza procesos de cierre

Al principio de la contratación es preciso diseñar un listado de pautas para el personal administrativo, de recursos humanos y por supuesto el empleado en salida.

Esta lista debe contener el paso a paso de como informar la baja, las responsabilidades que este colaborador tenía, las credenciales que se deben entregar, cómo hacer el proceso de notificación, etc.

Notifica a otros departamentos sobre la baja

Para que no exista alteraciones en la estructura y el engranaje organizacional será prudente anunciar a todas las áreas el proceso de desvinculación que se está llevando a cabo con ese trabajador.

Se puede compartir esta información con el supervisor de cada departamento para que sea este quien ponga en conocimiento de la situación a los demás compañeros.

Recopila los activos de la empresa

Cerca al momento en que el empleado va a dejar la empresa es importante recuperar y reunir todos los suministros que se le fueron entregados para el desempeño de la tarea. Como computadoras, tarjetas de ingreso e incluso credenciales de gestores de tareas.

Gestiona procesos de capacitación

Existe la posibilidad de que uno de los trabajadores más talentosos y efectivos de la organización sea quien se irá de la empresa, si se logra hacer con tiempo el proceso de Offboarding, posiblemente este empleado podrá capacitar y transferir su conocimiento valioso a otro. De tal manera, dichas capacidades se van a preservar a pesar de su ausencia.

Realiza una encuesta de salida

Una oportunidad de mejorar su atención con el personal y en esa medida su organización es hacer preguntas que puedan dar cuenta de el paso de ese empleado por la empresa y sus motivos de salida.

Preguntas como por ejemplo:

• ¿Qué te atrajo del nuevo trabajo que estás aceptando?
• ¿Consideraría regresar a la compañía en el futuro?
• ¿Qué podríamos haber hecho mejor?
• ¿Podría describir la cultura de nuestra empresa?