¿Qué es una planilla de asistencia digital y para qué sirve?

22 de septiembre, 2022

La planilla de asistencia permite al empleado registrar sus horas trabajadas. Es un documento importante para cualquier empresa, pues puede realizar un control de asistencia.

De esta forma, como empleador podrás saber si cada trabajador cumple con su horario. La información obtenida de la planilla también sirve para evaluar el desempeño de forma anual.

Hoy en día, muchas empresas la usan para controlar la asistencia de forma digital. Al permitir agilizar dicho proceso, esta herramienta se ha vuelto de uso indispensable.

Gestionar la planilla de asistencia con un software

Contar con un registro de empleados eficaz y bien organizado puede garantizar el éxito de una empresa.

Una planilla digital permite gestionar el capital humano de forma óptima. Así, podrás luchar mejor contra el ausentismo y otros aspectos que afectan a la empresa.

También, permite calcular las horas extras con mayor exactitud, así como ajustar salarios y beneficios de forma equitativa.

Son muchas las ventajas que obtienes con un software de control de asistencia. En este sentido, sus virtudes deben ser aplicables a cualquier empresa.

Eso sí, destacar que estos programas también benefician al empleado.

Aspectos de una planilla de asistencia

Esta debe ser adaptable para poder integrarla con otros sistemas de control de asistencia. Ya sea una tablet o dispositivos de registro biométrico. Además, tiene que:

• Ser escalable y responsive

Debe adaptarse a cualquier necesidad o tamaño. Además de contar con una interfaz visible en cualquier dispositivo.

• Permitir exportar datos

Tiene que poder generar informes y estadísticas sobre el personal de la empresa en cualquier formato. Por ejemplo en Excel, DOC o PDF.

• Garantizar la protección de los datos

Proteger los datos de los empleados y fijar permisos de acceso según el rango del responsable.

• Estar en la nube

El empleado debe poder acceder a su cuenta en cualquier momento y lugar.

Es importante contar con estos y otros aspectos para hacer versátil nuestra planilla de asistencia. Por eso, ¿te atreves a probar las ventajas que te ofrece Sesame HR en este sentido?

Ventajas de un software de control de asistencia

Utilizar estos software para generar planillas es uno de los beneficios de la tecnología. Esta ha permitido que hoy día podamos contar con programas muy eficientes.

Las ventajas que ofrecen los programas de control de entrada y salida de personal son las siguientes:

Precisión

Con estas herramientas digitales se reducen el fraude, robo de tiempo y errores. El control es automático, y tanto responsables como empleados pueden monitorear sus datos en tiempo real y guardar los registros. 

Aumento de productividad

Con el ahorro de tiempo que genera este programa, quienes llevan este control acaban antes sus labores. De este modo, pueden enfocarse en otras actividades y reducir el tiempo de creación de nómina.

Reportes e informes confiables

Es la forma de obtener la información necesaria de forma rápida y segura. Así, se crean informes y estadísticas de fácil comprensión.

Sistema a medida

La instalación se suele hacer a través de programas intuitivos que tienen soporte de respaldo. Con esto, se pueden consultar dudas sobre alguna función del sistema.

De esta forma, el software se puede personalizar como necesite la empresa.

Satisfacción en los empleados

El trabajador no tendrá que acercarse a Recursos Humanos para hacer consultas. Esto facilita el acceso a la información y se garantizan los pagos a tiempo.

Horarios de trabajo flexibles

Si un empleado no cumple con su total de horas trabajadas, el programa informa.

Así pues, todas estas ventajas las puedes encontrar en el software de asistencia de Sesame HR.

Importancia de la planilla de asistencia

Una de sus ventajas es saber cuándo un empleado entra o sale de la empresa. Esta función permite al empleador conocer el tiempo que su equipo dedica a cumplir a sus labores.

Por otra parte, la planilla de asistencia también ayuda a determinar el costo del ausentismo laboral. Así, cualquier jefe conocerá la cantidad de horas reales que un empleado ha cumplido.

Definir los horarios laborales

Puedes hacerlo para que los empleados cumplan sus objetivos en el tiempo establecido. De esta forma, puedes saber con exactitud si estos trabajan las horas acordadas.

En consecuencia, con esta información puedes realizar los pagos según las horas dedicadas. Este documento también permite comprobar si un trabajador tiene retrasos constantes o ausencias sin justificar.

Comprobar si los empleados acaban antes su jornada

Esta función te permite tomar decisiones que establezcan las necesidades de los empleados. Así como conocer el porqué de sus fallas.

Con tales decisiones, puedes crear planes de incentivos para aumentar la productividad. Y, al mismo tiempo, generar mayores ingresos.

La planilla de asistencia está llena de información valiosa para la empresa. Esta permite comprobar si las jornadas establecidas son cumplidas. Pero, ¿qué datos del trabajador deben constatar en esta?

• Nombres y apellidos.
• Documento de identidad.
• Cargo desempeñado.
• Unidad a la que pertenece.
• Firma.
• Horario de entrada y salida.
• Periodo de tiempo que cubre la planilla.

¿Quieres aplicar esto en tu empresa? Pues te animamos a comprobar todas las ventajas que te ofrece Sesame HR. Su software de control de asistencia mejorará tu gestión de personal y los horarios de tu equipo. 

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