7 tips de RR.HH. para tener reuniones virtuales efectivas

13 de junio, 2023

Con la era digital y el boom de el trabajo remoto, las reuniones virtuales son cotidianas en la rutina laboral. Las también llamadas videoconferencias son una herramienta muy utilizada en los negocios.

Este tipo de encuentros, son una forma útil para mejorar la eficiencia y productividad. De ahí, la importancia de saber sobre reuniones virtuales sus ventajas y desventajas y así poder planear su implementación.

En el siguiente artículo encuentra los conceptos y tips que te ayudarán a gestionar esta herramienta efectivamente.

Reuniones virtuales: ventajas y desventajas

A continuación te presentamos una lista de lo que consideramos en reuniones virtuales las ventajas y desventajas . Así dependiendo de las características de tu empresa, podrás saber si esta herramienta es útil y cuál es el mejor momento para utilizarla.

Ventajas

• Ahorro de tiempo y costos: sobretodo tratándose de empresas que tengan distintas sedes en diferentes ubicaciones geográficas. Pues, al empleado no tener la necesidad de trasladarse de un lugar a otro, las reuniones virtuales significan ahorro, en tiempo, en costos de transporte y alojamiento.
• Mayor Flexibilidad: los participantes de las reuniones virtuales solo necesitan una conexión a internet y para asistir desde cualquier lugar, esto significa mayor flexibilidad. Este factor es muy útil para aquellos que trabajan de manera remota.
• Aumento en los niveles de productividad: se ha estudiado que las reuniones virtuales pueden ser mucho más eficientes que las presenciales, ya que en este tipo de formato la comunicación resulta más directa y clara. En este sentido se aumenta la productividad, ya que la toma de decisiones es más rápida.
• Mejora en la colaboración en tiempo real:las reuniones virtuales facilitan la colaboración entre equipos, sobretodo al estar en diferentes ubicaciones geográficas, pues permiten crear un vínculo que sería muy difícil de llevar a cabo de otra manera. Este factor genera más eficacia en el alcance de los objetivos.

Desventajas

• Problemas Técnicos: las reuniones virtuales pueden verse frustradas por problemas técnicos, como fallas de conexión a internet, problemas de calidad en el audio y el vídeo, etc…
• Falta de interacción personal: son menos interactivas que las presenciales, esto mejora los tiempos, pero las hace menos efectivas para construir relaciones personales entre los empleados.
• Dificultades para sostener la atención: Es común que al ser menos personales, en las reuniones virtuales se dispersen más los participantes. Está falta de atención puede llevar a menor participación y disminuir el proactivismo.
• Problemas de privacidad y seguridad: Sabemos que es difícil mantener completamente la privacidad cuando se sostiene cualquier tipo de intercambio en internet.

Las reuniones virtuales pueden significar riesgos en la privacidad y seguridad de la información que allí se comparte. Incluso, existe la posibilidad de que se graben sin el consentimiento de los participantes o que terceros accedan.

7 tips para hacer reuniones virtuales productivas

Las reuniones virtuales pueden ser una herramienta muy útil para mantener los equipos de trabajo conectados y avanzar productivamente. Entonces, ¿cómo sacarle el mayor provecho a estar reuniones y que sean lo más efectivas posibles?

A continuación te presentamos 7 tips infaltables para hacer de tus reuniones virtuales lo más productivas posibles.

Usar un gestor de tareas

Un software de gestión de tareas puede ayudarte a controlar y organizar las actividades que se realizan durante una reunión virtual.

En Sesame HR contamos con una funcionalidad de gestor de tareas que puedes usar de manera personalizada según las necesidades de tu empresa. Aquí podrás crear una tarea para la reunión, con un titulo descriptivo, fecha, hora y asignarla a los participantes.

En esta tarea podrás adjuntar los documentos relevantes y archivos relacionados con la reunión, facilitando el acceso y la revisión de la documentación tanto antes, como después de la reunión virtual.

También podrás establecer recordatorios automáticos para asegurarte que los participantes reciban notificación, garantizando participación puntual de todos.

Controla el tiempo

Que las reuniones virtuales sean breves es importante para que sea lo más productiva posible. Pues pueden tornarse muy agotadoras y extenderse demasiado, esto va a hacer que los miembros pierdan el interés.

Por lo tanto mantenerlas breves, significa enfocarse en los temas relevantes. De ahí la importancia de una agenda clara y un liderazgo definido.

Asignar responsabilidades

Si la reuniones virtuales tiene tareas específicas, deben ser avisadas con tiempo a las personas que corresponden. En este caso también el gestor de tareas de Sesame HR te será útil para asignar responsabilidades en la tarea de la reunión y así te aseguras que cada persona sepa que se espera de ellos. 

Usar un software de teletrabajo

Un software de teletrabajo puede mejorar las reuniones virtuales, al ofrecer herramientas como:

• Videoconferencias.
• Compartir pantallas.
• Chat en vivo.
• Grabación.
• Integraciones de calendario.
• Acceso a documentos compartidos.

En Sesame HR podrás encontrar todas las aplicaciones relacionadas con el teletrabajo para gestionar de la mejor manera equipos en remoto, incluyendo las reuniones virtuales. Con esta plataforma tendrás todas las funcionalidades que necesitas para gestionar el trabajo remoto en el mismo lugar.

Podrás saber dónde trabaja tu equipo con el registro geolocalizado, realizar seguimiento de las tareas en tiempo real, registrar de manera correcta los días de teletrabajo de tu equipo, hacer estadísticas e informes sobre el rendimiento y la productividad laboral.

Preparar una agenda clara

Tener una agenda que sea precisa y consistente, significa orden, claridad y éxito en las reuniones virtuales. Así tomará el camino esperado y se abordaran los temas más importantes.

En este punto también es útil el gestor de tareas de Sesame HR en el que se puede agregar a la tarea de la reunión virtual una agenda con descripción de los objetivos y temas que se tratarán.

Una Plataforma de videoconferencia confiable

Una falla en la plataforma para las reuniones virtuales va a impedir el desarrollo de la misma, sin importar que tan bien planeados estén los otros factores.

Además de confiar en el sistema que utilizas, te aconsejamos que antes hagas una prueba y te asegures que tanto el audio como el vídeo funcionan. También asegúrate previamente de tener una buena conexión a internet.

Establecer reglas claras de participación

Las reglas deben estar establecidas previamente y comunicadas a todos los participantes. Así vas a evitar inconvenientes que puedan entorpecer la reunión virtual.

Las reglas deben ser claras para que sean respetadas y deben ser propuestas pensando en que todos los participantes tengan la oportunidad de hablar ordenadamente.

Envía un resumen después de dar por finalizada la reunión

Una vez finalizada la reunión virtual, te aconsejamos hacer un resumen de lo allí propuesto y debatido y enviarlo a los participantes. Esto permite que estén de acuerdo con las conclusiones y mantengan un lineamiento enfocado en el mismo sentido.

Estas acciones también las podrás hacer desde la funcionalidad de Sesame HR para la gestión de tareas, asignando tareas de seguimiento a los participantes, para saber si se implementan las decisiones tomadas durante la reunión.

También podrás agregar comentarios y actualizaciones en la tarea correspondiente, lo que permitirá a los participantes tener un registro.

En Sesame HR esperamos que puedas aplicar estos consejos y que te ayuden a mejorar la productividad de tus reuniones virtuales.