Sistemas de información: clasificación y en cuál está RRHH

28 de septiembre, 2023

La definición y clasificación de los sistemas de información ha sido diversa. Pero, en simples palabras, un sistema de información es aquel que integra varios componentes coordinados entre sí.

Su objetivo es permitir que los gerentes lleven a cabo sus tareas de forma más efectiva. Por tanto, la clasificación de los sistemas de información ayuda en la toma de decisiones de la empresa. A

Al respecto, favorecen tres tipos de decisiones:

• Estructuradas
• Semiestructuradas
• No estructuradas.

Pero, para comprender mejor los sistemas de información, es importante conocer sus componentes. En este sentido, estamos hablando de: hardware, software, procedimientos, redes, bases de datos y personas.

Dentro de la clasificación de los sistemas de información, el tipo más común es aquel que incorpora el procesamiento de transacciones. Asimismo, otros sistemas populares son: información gerencial, estratégicos y de conocimiento.

¿Cómo se clasifican los sistemas de información en las empresas?

La clasificación de los sistemas de información permite que las empresas utilicen el sistema más adecuado, según sus necesidades.

En este sentido, los recursos ayudan a simplificar y agilizar los procesos operativos de las organizaciones.

Con el uso adecuado, las empresas automatizan muchas de sus tareas operativas. Además, con estos sistemas realizan el seguimiento de datos importantes, que les ayuda a tener una mejor comprensión de sus operaciones.

Según un informe de LinkedIn, el 54% de las empresas usan estos sistemas para mejorar los informes y análisis que realizan.

Clasificación de los sistemas de información

La clasificación de los sistemas de información comprende diferentes categorías, de acuerdo a unos criterios específicos. A continuación, te presentamos algunas formas de clasificar los sistemas de información.

De acuerdo a la jerarquía de la empresa

Sistemas estratégicos de nivel táctico u operativo.

Según su función

La clasificación de los sistemas de información de acuerdo a qué función comprenden:

• Gestión del conocimiento
• Transaccionales
• De soporte para la toma de decisiones
• De colaboración.

De acuerdo a su alcance

La clasificación de los sistemas de información de acuerdo a su alcance es:

• Empresarial
• Departamental
• Sistemas individuales.

Según su ubicación y acceso

De acuerdo a la ubicación o acceso, la clasificación de los sistemas de información es la siguiente:

• Sistemas locales
• Sistemas distribuidos.

De acuerdo a su tipo de información

Según el tipo de información, la clasificación de los sistemas de información se conoce de esta manera:

• Internos (por ejemplo, en relación a la 🗣 comunicación interna de RR.HH.)
• Externos.

¿Cuántas clases de sistemas de información gerencial existen?

La clasificación de los sistemas de información comprende un número amplio de estos recursos. Sin embargo, respecto al área gerencial están los siguientes sistemas:

Control de procesos

Las empresas con líneas de producción utilizan algunos sistemas de información para supervisar diferentes procesos en la creación de productos.

Mediante el sistema de control de procesos, las organizaciones vigilan procesos como:

• Procesamiento de petróleo
• Producción de acero
• Construcción de automóviles.

Este sistema recopila datos de forma continua, durante todo el proceso de creación, para generar informes respecto al rendimiento del sistema. Por lo tanto, si existen irregularidades, el sistema de control de procesos ayuda a identificarlas.

Informes de gestión

Este tipo de sistema de información produce diferentes informes para las operaciones de una organización. Por ejemplo:

• Informes financieros
• De accidentes
• Operativos
• De eficiencia
• De asistencia.

Sin embargo, esta clasificación de los sistemas de información de informes de gestión no abarca todos los procesos. Pero, facilita la gestión de los informes elegidos de otros sistemas, respecto a la optimización de la información.

Control de inventario

A través de este sistema los gerentes hacen seguimiento del estado de un inventario de una empresa o departamento. Por lo tanto, el control de inventario ayuda a comprender los posibles impactos de deterioro, robo o venta de inventario.

También es de gran ayuda para identificar el momento adecuado para reabastecer determinados artículos minoristas. Pues el control de inventarios facilita el seguimiento de los movimientos de inventario del almacén.

En este sentido, funciona como medio de información para notificar a los gerentes si los artículos han llegado de manera segura.

Si por alguna razón los clientes devuelven los artículos, el sistema de control de inventario proporciona detalles de estas devoluciones. Por lo tanto, este es un recurso que favorece la eficiencia de un negocio que produce bienes para ventas directas.

Sistemas de ventas y marketing

Mediante estos sistemas los gerentes rastrean la eficiencia de las ventas y la publicidad de la organización. Al respecto, estos sistemas proporcionan informes útiles para mejorar la calidad de los productos, tomando en cuenta las opiniones y comentarios de los clientes.

Como podemos ver, la clasificación de los sistemas de información es amplia. Y, en particular, este sistema facilita la comprensión de las redes de distribución. Esto gracias a los informes que permiten conocer la reacción de los clientes.

Sistemas de RRHH

En la línea de la clasificación de los sistemas de información tenemos el de Recursos Humanos. Este sistema realiza un seguimiento de diferentes elementos:

• Nómina
• Beneficios de los empleados
• Fondos de pensión.

Asimismo, sirve de apoyo para la gestión de necesidades de comunicación interna. Por ejemplo, notificaciones de:

• Cumplimiento legal
• Capacitación
• Reuniones
• Actualización de políticas.

De igual modo, rastrea otros elementos como el control de entrada y salida de personal, licencias por enfermedad y vacaciones.

Por otra parte, los gerentes pueden utilizar este sistema para impulsar la automatización del reclutamiento, escanear posibles currículos, entre otros.

Otros sistemas de información gerencial

• Contables y financieros
• Sistemas expertos
• De información ejecutiva
• Transacciones
• Bases de datos locales.

¿Qué sistemas de información se gestionan desde el área de RRHH?

La clasificación de los sistemas de información comprende un grupo amplio de sistemas importantes dentro de una organización. Sin embargo, el orden de los sistemas de información correspondientes al área de RR.HH. son los siguientes:

Administrativo

Los operativos son otro tipo que hacen parte de la clasificación de los sistemas de información.

Estos sistemas ayudan en las tareas y procesos de la gestión del capital humano. En este sentido, favorecen la automatización de diversas operaciones de este departamento.

Además, facilitan el manejo de datos y la toma de decisiones.

Operativo

Los sistemas operativos compilan datos de Recursos Humanos. Por ejemplo, registros de empleados, detalles de vacantes y de evaluación de desempeño. Por tal razón, son utilizados para obtener datos que sean necesarios en diferentes tareas de gestión, como:

• Desempeño
• Promociones
• Contratación
• Cambios internos de personal.

Los sistemas operativos son útiles para diferentes organizaciones, gracias a su ayuda en funciones de Recursos Humanos. Por lo tanto, si consideras que tu equipo pasa demasiado tiempo realizando tareas repetitivas, este sistema podría ser el adecuado para tu negocio.

Táctico

Dentro de la clasificación de los sistemas de información tenemos los tácticos, los cuales interceden en procesos de uso de recursos. Por ejemplo, incluye aspectos como:

• Reclutamiento
• Gestión de capacitación 🤓
• Compensación
• Vacantes.

Por lo tanto, estos sistemas son muy útiles para la toma de decisiones generales. Entre ellos, el análisis de puestos y la asignación de recursos. Por tal razón, son ideales para las empresas que necesitan decidir a nivel macro sobre el uso de sus recursos.

Estratégico

Otro sistema que se encuentra dentro de la clasificación de los sistemas de información es el estratégico. Los sistemas estratégicos brindan asistencia a los responsables de Recursos Humanos, en diferentes funciones como el planteamiento de objetivos y planificación del talento futuro.

Así pues, estos sistemas ayudan a concienciar acerca de los recursos laborales disponibles y realizar una planificación apropiada del talento humano. Para ello, se basa en la gestión de datos, por ejemplo, los presupuestos de operaciones en información de mercado.

Por lo tanto, estos sistemas son ideales para aquellas empresas que quieren expandirse y crecer de forma estratégica. Así que si deseas obtener cifras exactas para la toma de decisiones, una buena opción a considerar es el sistema estratégico.

Integral

En la clasificación de los sistemas de información, el sistema integral es la combinación de los sistemas anteriores. Por lo tanto, interviene en todos los asuntos de RR.HH. ya sean operativos, ópticos o estratégicos. Estos sistemas integrales son como una base de datos y, al mismo tiempo, una plataforma optimizada.

Sus beneficios se enfocan en brindar una fácil revisión de múltiples tareas pertenecientes al área de Recursos Humanos. Por ejemplo:

• Archivos de RR.HH.
• Detalles de reclutamiento de personal y contratación
• Inventario de habilidades
• Gestión del rendimiento
• Información del empleado
• Formación y desarrollo
• Posiciones abiertas
• Análisis y diseño de puestos
• Compensación y beneficios
• Pautas de seguridad para los trabajadores.

Entonces, podríamos decir que el sistema integral se asemeja a una ventanilla única. Es decir, un lugar donde se almacena y se muestra todo tipo de información necesaria para la mayoría de las tareas de Recursos Humanos.

Si bien estos sistemas cuestan más y exigen mayor capacitación y recursos para su ejecución, también ofrecen muchos beneficios. En este sentido, todas sus características son de gran valor, pues ayudan a transformar la manera en que opera el departamento de Recursos Humanos.

Más información sobre Recursos Humanos

Hasta aquí llega nuestro recorrido sobre la clasificación de los sistemas de información. Sin embargo, te invitamos a leer otras publicaciones de Sesame HR sobre distintos temas importantes para la gestión adecuada de los Recursos Humanos y la productividad.