Software de gestión de proyectos: ¿en qué consiste

10 de enero, 2023

Para poder entender qué es un software de gestión de proyectos. Es fundamental saber que un proyecto es aquel proceso que se realiza en el tiempo para obtener un beneficio, un producto o un servicio, sea a nivel personal como organizacional.

La ejecución de un proyecto debe contar siempre con un objetivo claro, una meta en el tiempo (cuanto se demorará esa actividad), un presupuesto, un grupo enfocado en la realización de este y una persona que pueda liderar todo el proceso.

Entonces, la gestión de proyectos es una metodología que permite planificar y gestionar de manera adecuada las actividades de cualquier tipo de proyecto. Siendo así, la gestión de proyectos está encaminada en alcanzar los objetivos establecidos con el fin de conseguir un beneficio para las empresas.

Etapas de una gestión de proyecto

En este caso, al momento de desarrollar un proyecto es importante comprender que la gestión de proyecto consiste en planificar, monitorear y controlar al equipo de trabajo, los procesos y las acciones conforme el proyecto va evolucionando.

Por ello, es importante que al momento de desarollar un proyecto se tenga en cuenta las siguientes etapas:

1. Iniciación

Este punto se basa en la iniciación de una nueva idea, la cual puede llegar a definir un nuevo producto, proceso o simplemente el inicio de un proyecto por la petición de un directivo. 

Para comenzar un nuevo proyecto es importante contar con las autorizaciones pertinentes, ya sea la licencia de un software, recursos y aprobaciones necesarias, así como el líder del proyecto y el equipo de trabajo.

Toda gestión de proyectos debe incluir un estudio de viabilidad (económica y del mercado), definición del problema y establecimiento de metas y objetivos.

2. Planificación

Aquí se busca identificar todas aquellas herramientas que sean necesarias para llevar a cabo el proyecto, por ejemplo, el tiempo, presupuesto, etc.  Es indispensable tener en cuenta que en esta fase se pueden presentar cambios que puedan modificar lo que se tenía previsto en la fase de iniciación.

Este paso de planificación puede ejecutarse a través de un software de proyectos o de diagramas.

3. Ejecución

Es la puesta en marcha del proyecto. Se realiza la preparación de la infraestructura, plan y grupo de trabajo y plazos de entrega.

4. Cierre

En esta fase el proyecto ha finalizado, se lleva a cabo un análisis sobre el producto y resultados obtenidos.

5. Control

Se centra en la monitorización del trabajo, de modo que se puedan tomar decisiones en caso de que presenten falencias.

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Teniendo claridad en qué es la gestión de proyectos, se puede comprender un software de gestión de proyectos como aquella herramienta que permite que las empresas puedan centralizar su información. Además permite:

• Planificar de manera adecuada los proyectos.
• Controlar los costos y presupuestos.
• Fomentar una comunicación y colaboración entre los participantes del proyecto en tiempo real.

Visto de otra manera, un software de gestión de proyectos y tareas propicia que todos los colaboradores asociados a un proyecto puedan gestionar, avanzar y hacer parte de todas las actividades a realizar.

También, por parte del líder o director del proyecto, este podrá elaborar planes de manera directa, establecer plazos y asignar tareas en tiempo real. Además, liderar el equipo desde cualquier dispositivo, así como documentar todo el proceso del proyecto.

Conoce el software de gestión de proyectos de Sesame HR

Realizar proyectos a nivel organizacional trae consigo una gran planeación, tiempo, dedicación y compromiso constante del equipo y del líder encargado. Con el fin de optimizar tiempos y ahorrar recurso, Sesame HR crea un software de RRHH, en el que se puede:

• Asignar tareas a los participantes del proyecto en tiempo real.
• Generar informes de manera ágil.
• Llevar un control de las tareas que se encuentran ejecutando los trabajadores.
• Planificar todas estas actividades.

Todo este tipo de soluciones permite que las organizaciones puedan entregar sus proyectos a tiempo, ahorrar dinero y ser altamente competitivos en el mercado laboral.