Guía para crear un buen manual del empleado

8 de marzo, 2023

Este manual del empleado resulta muy útil durante el onboarding. Es el documento que da la bienvenida como empleado y ofrece pautas a seguir en el puesto de trabajo.

Por lo general, estos manuales tratan asuntos prácticos como vacaciones, beneficios de la empresa o procedimientos de comunicación. Además, representan una excelente forma de presentar al equipo los valores de la empresa, por lo que no hay un formato universal. 

¿Qué debe contener el manual del empleado?

Un manual del empleado debe contar indispensablemente con lo siguiente, sobre todo cuando debe llevar un proceso de onboarding:

1. Mensaje de bienvenida. Se comienza con un mensaje dando la bienvenida al trabajador a la empresa, motivador e inspiracional. Esto es de mucha utilidad para el onboarding.
2. Reseña histórica. Se cuenta la trayectoria de la empresa.
3. Valores corporativos. Se explican cuáles son los valores que definen la empresa o los que se quieren alcanzar.
4. Código de vestuario. Algunas empresas tienen normas de vestuario o utilizan uniformes. Explica como es el vestuario, higiene personal, proporción de los uniformes.
5. Horarios más descansos y pausas. Esto debe reflejarse bien para evitar preguntas contantes al departamento de recursos humanos.
6. Permisos. Se explica cómo se solicitan los permisos laborales y cuáles son los casos en los que se pueden solicitar.
7. Bajas. Debe reflejarse como se comunican, que sucede si el trabajador se enferma.
8. Vacaciones. Se explica cuantos días de vacaciones le corresponden al trabajador y como se solicitan.
9. Prevención de riesgos laborales. Aquí se puede asesorar al trabajador sobre el tema o remitir a un documento o curso más extenso.
10. Abastecimientos y herramientas informáticas. Se explican cuáles son las herramientas informáticas de las que dispone el trabajador.
11. Formaciones. Se informa si la empresa cuenta con un plan de formaciones o si existen bonificaciones empresariales para ello.
12. Trámites. Se explica cómo se hacen los trámites en la empresa.
13. Cuidado de las instalaciones. Cómo hacer buen uso de las instalaciones de la empresa y las herramientas.
14. Cyber seguridad. Explicar cómo se protegen los datos, la gestión correcta de las contraseñas y la seguridad de los equipos

También se explican si existen beneficios sociales y la manera de comunicarse. Si se usa correctamente resulta muy útil

Utilidad de un manual del empleado

Los manuales de empleados son herramientas útiles que dictan las pautas a los empleados durante su estadía en la empresa. El proceso de onboarding en una empresa es muy importante ya que el primer día en la empresa se puede complicar.

Lo anterior se expresa su utilidad, porque realmente puedes sentirte perdido, sin conocer a nadie y sin conocer las políticas de la empresa. En este momento el manual del empleado se presenta como el documento que dará la bienvenida. Tan importante para un onboarding exitoso.

Es decir, será una guía que terminará en un proceso de incorporación exitoso. En estos manuales se tratan detalles como los ya mencionados, vacaciones, beneficios de la empresa o procesos de comunicación.

Pero conjuntamente es un documento excelente para definir ante el equipo de trabajo los valores de la empresa. Puede ser un manual muy cercano al trabajador o puede tratarse de uno formal que trate todo muy técnicamente. 

Este manual en consecuencia, será donde los nuevos empleados encontraran todo lo necesario el día de su incorporación. Debe contener toda la información relevante de la empresa. De lo contrario no se garantiza el éxito del onboarding.

Cualquier empresa, grande o mediana debe contar con un buen manual del empleado. Si son empresas en expansión, mucho más. Esta herramienta será muy útil en los momentos en los que la empresa comienza a incrementar su plantilla.

Por tal motivo, se debe poner especial interés al momento de redactarlo. Es necesario que en él queden plasmados todos los procedimientos a seguir por el empleado mientras presta sus servicios.

En dicho manual basará su apoyo la empresa para iniciar el proceso de onboarding de nuevos empleado. Por eso la información que él contenga debe estar claramente explicada.

Beneficios de crear un manual del empleado

Crear un manual del empleado que sirva sobre todo a los nuevos compañeros durante su proceso de onboarding puede ser muy costoso. Además, requiere planificación y tiempo.

A continuación te mostramos algunas de los beneficios principales:

Ubica a los nuevos empleados

Ayuda a los nuevos empleados a ubicarse rápidamente, lo que conocemos como onboarding de nuevos empleados. Esto puede ser algo difícil. El manual del empleado les ayuda a los nuevos integrantes a enterarse rápidamente de todo. 

Resuelve dudas sobre políticas empresariales

Así se evitan las constantes consultas a recursos humanos sobre preguntas frecuentes. Estas pueden ser días de vacaciones, festividades, entre otras.

Además, genera mejores políticas en el trabajo ya que explica todo lo que un empleado ha de conocer sobre su puesto de trabajo. 

Difusión de los valores de la empresa

El manual del empleado es ideal para transmitir y dejar claros los valores defendidos y perseguidos por la empresa. también sirve para plasmar cuáles son sus objetivos. Aquí puedes aprovechar para contar la historia de la empresa y su visión.

Claridad sobre el puesto de trabajo

En el documento se debe dejar claro lo que se espera del trabajador y qué ofrece la empresa. En este sentido, y para evitar malos entendidos, todo lo expresado debe ser de absoluta comprensión.

Todo debe estar documentado y los trabajadores tener una copia. Esto para evitar quejas en el futuro.  

Todo en un mismo lugar

Por lo general, las empresas documentan sus políticas y procedimientos. Pero eventualmente estas se pierden o se archivan donde hay poco acceso. También se puede dar el caso de que se comuniquen por otras vías como correos electrónicos o software de comunicación.

En el manual del empleado se puede tener toda esta información en un solo lugar. Es la herramienta ideal. Sobre todo si hay nuevos empleados que requieran un onboarding.

¿Cómo elaborar un manual del empleado?

Para elaborar un manual del empleado, sobre todo para alcanzar un onboarding exitoso, recomendamos seguir los siguientes pasos:

Inicialmente se debe redactar una sección introductoria en la que destaquen aspectos como iniciar con un párrafo introductorio general. Se debe:

• Resumir el propósito general del manual
• Dar la bienvenida al empleado.
• Discutir el objetivo de la empresa.
• Aclarar que se busca proporcionar un lugar de trabajo gratificante al empleado.
• Manifestar la importancia de una buena relación entre el empleador y el empleado. 
• Incluir un descargo de responsabilidad para explicar que en manual no es un contrato legal.
• Especificar claramente que el manual no representa un contrato legal y vinculante entre empleador y el empleado. Así se evitan disputas legales y se protege a la empresa en caso de surgir algún conflicto legal a futuro.
• Abordar la remuneración y los beneficios para el empleado. Dato importante durante el onboarding de nuevos empleados.

Requisitos locales para los manuales del empleado

Se pueden consultar leyes locales que den una idea de clara sobre puntos que anexar al manual en esta materia.

Es importante tener en cuenta la descripción de la política salarial. Se especifica las obligaciones legales que tienes como empresa en cuanto a:

• Cronogramas de pago y horas extras. Todos estos términos deben quedar bien claros, como es cada tipo de hora laborada, etc.
• Recesos, hora de almuerzo y cuánto tiempo se da para descansos.
• Salario, bonificaciones, aumentos de sueldo a largo plazo, etc.
• Beneficios del empleado, como seguro de salud o vida.
• Estos beneficios se describen brevemente porque las políticas en este sentido son cambiantes. Por tal razón la información se puede desactualizar muy rápido.

Más aspectos que agregar al manual del empleado

Para profundizar aún más en la manera de elaborar el manual del empleado podemos describir el estándar de conducta de la empresa. En tal sentido, es el momento de expresar lo que esperas del empleado. Es una información importante para los nuevos empleados durante el onboarding.

Por eso, menciona las expectativas generales de la empresa en cuanto a sus empleados. Describe, como te gustaría que los empleados se comporten y se comuniquen en el lugar de trabajo.

Además, discute el código de vestimenta en el lugar de trabajo. Debes mencionar si todos los empleados deben ajustarse a un modo de vestir.

Si es necesario, Incluye reglamentos en cuanto a barbas, tatuajes visibles, entre otros aspectos. Si se trabaja en obras de construcción, por ejemplo, se requiere ropa de protección en todo momento.

Implementa políticas de quejas contra el acoso

Expresa que no se acepta el acoso bajo ningún concepto. Se debe implementar un proceso donde se presente la queja formal. Así, los empleados sabrán qué hacer en casos de este tipo y de la importancia de contar con un canal de denuncias.

En tal sentido hay que designar un representante de recursos humanos que se responsabilice en tratar estos temas en el lugar de trabajo.

Como otro punto se debe incluir una política sobre uso y conducta digital. Indica cómo usar de manera correcta computadoras y software de la empresa. Que estén claros cómo asegurar la información y proteger las contraseñas.

Además, indica de forma clara a qué sitios web pueden acceder y a cuales no durante su jornada.

Otro aspecto importante es discutir el proceso de evaluación de desempeño de los empleados. Explícales cómo se evaluará en cuanto a su desempeño en el trabajo.

Se puede incluir la métrica de evaluación de rendimiento y especificar cuándo se realizan las evaluaciones. Menciona también, lo que sucede con una evaluación positiva y qué ocurre con una evaluación negativa.

Últimos aspectos del manual del empleado

Como último aspecto es importante discutir la seguridad en el manual del empleado. En esta parte se trata de la seguridad que se debe mantener en el lugar de trabajo, sobre todo la seguridad laboral.

En tal sentido, describe las medidas de seguridad en el lugar de trabajo. Se debe dar a conocer las medidas de seguridad en las instalaciones.  Explica el proceso operativo requerido para el control de la seguridad.

Indica también cualquier área prohibida o de acceso restringido, incluyendo quién tiene permiso y quién no para ingresar en esas áreas. Menciona, además, si la empresa cumple con las leyes locales de salud y seguridad laboral. Estas deben especificarse en el manual.

Es necesario indicar que todos los empleados deben reportar a la gerencia todo accidente, lesión, riesgo potencial, etc. Indica también si se implementan políticas de seguridad en cuanto al mal tiempo o las condiciones peligrosas de trabajo.

Por otra parte, describe la política de reporte de incidentes. Es necesario incluir un proceso para reportar incidentes en el trabajo. Esto podría hacer referencia a una lesión en el trabajo o un robo.

Manual para plan de emergencia en la empresa

Si se cree que el reporte puede cambiar en el futuro se puede optar por una discusión más general. 

Es necesario, discutir un plan de acción en caso de emergencia. Este plan de acción para casos de emergencia debe ser claro. Debe indicar como atacar un incendio en el trabajo o un desastre natural, como una inundación o el clima inestable.

Por lo tanto, se debe incluir un plan de salida en un mapa que los empleados puedan seguir. Además, se debe discutir las áreas o puntos de seguridad fuera del edificio.

Todos estos aspectos deben conocerlo los nuevos empleados durante el onboarding.

Consejos prácticos para elaborar el manual del empleado

De los consejos que te podemos dar cuando se elabora un manual del empleado, el más práctico puede ser el siguiente:

Usar el tono y el lenguaje apropiados, esto ayudará también a los nuevos empleados a superar con éxito su onboarding. Encontrarás que son muchos los factores a considerar, podemos destacar los siguientes:

Mantén un tono familiar

Hemos explicado que el manual del empleado debe ser accesible y fácil de leer. Por eso debe tener un tono familiar, amigable, no una expresión formal o rígida.

El texto del manual debe adaptarse para todos los empleados, utilizando un tono accesible y claro. Imagina que el manual es una conversación que tienes con un empleado en tu calidad de empleador.

Evita el lenguaje complejo

Se entiende que las leyes pueden llegar a ser complejas, pero no es necesario transmitir esta complejidad al manual. Puedes explicarlas optando por un lenguaje claro y términos simplificados.

Evita usar términos formales como gerencia o autoridad, utiliza en cambio, nosotros o el empleador. El tono debe sonar casual, de este modo es posible que el empleado lea todo el manual.

Indica reglas y pautas alcanzables

Evita las pautas muy exigentes o poco razonables. El manual debe ser una guía útil a los empleados. Por eso no debes crear reglas que sean difíciles o en algunos casos imposibles de cumplir. Debes mantener el manual corto, con la información suficiente para cumplir con los requisitos.

Importancia de elaborar el manual del empleado

El manual del empleado resulta clave para regular y ordenar los procesos y normativas internas de las empresas. Es fundamental al momento de ejecutar y hacer cumplir las órdenes e instrucciones del empleador.

En este manual se reflejan la manera de trabajar y como se deben ejecutar ciertas funciones, tan necesarias durante el onboarding. Entre ellas destacan:

• Atención al cliente.
• Procesos de producción.
• Registro de asistencia.
• Turnos de trabajo.
• Vestimenta y muchas otras.

El manual del empleado busca establecer cuáles serán los procesos disciplinarios y evitar acciones legales como los despidos injustificados. Con él se da a conocer un código de conducta que resulta muy útil para ordenar las relaciones laborales de la empresa.

Por su parte, también se pueden disponer de ciertas instrucciones y órdenes para que sean conocidas y respetadas por todos.

Uso del manual para el empleado

Con él, el empleador adapta sus normas a la situación interna de la empresa. Para el empleado, por otra parte, supone el conocimiento de las normas, actuaciones y conductas para integrarse mejor a su trabajo y optimizar la productividad. 

En el manual del empleado también se determina cómo se pagarán los beneficios como días feriados, lo relacionado a licencias, nomina, etc. Si contamos con un buen manual se pueden prevenir y atender problemas cotidianos de la empresa.

Permite, llevar procesos disciplinarios justos y equitativos, sentando las bases para el buen ambiente laboral en la empresa. Esta manual es, ante todo, una herramienta de orientación e información para todos los empleados, sea cual sea su jerarquía.

Es la herramienta perfecta para efectuar el onboarding a tus empleados nuevos a la empresa. Explica los valores, misión y visión de tu empresa y le informas a los empleados a quien consultar dudas.

Ahora conoces los beneficios de contar con un manual del empleado. Entonces, depende de ti encontrar las herramientas que le ayuden a tu empresa a mejorar su proceso de onboarding. Por eso, te invitamos a conocer más sobre esta y otras funcionalidades de Sesame HR.