Ejemplo de plan de comunicación interna [Descarga modelo]

7 de febrero, 2023

Un plan de comunicación interna consiste en crear unos procesos de emisión y recepción de mensajes dentro de la organización. Por tanto, se convierte en una herramienta que permite el movimiento de la información, para dar a conocer las necesidades o intereses de la empresa hacia los empleados.

El plan de comunicación interna es también una estrategia que utilizan las compañías para determinar la manera en que se van a comunicar con sus colaboradores. Por lo que una buena gestión de comunicación corporativa hacia el público interno es de suma relevancia para el cumplimiento de metas institucionales.

Introducción al plan de comunicación interna

De acuerdo con BW Comunicación interna en Latinoamérica, las empresas colombianas consideran importante la comunicación interna de la siguiente manera:

• 37% para alinear el personal con la estrategia del negocio.
• 18% porque permite la transformación cultural y digital de la empresa.
• 11% para transmitir la misión, valores y cultura.
• 9% porque incentiva el sentido de pertenencia de los colaboradores.
• 2,3% mejora las capacidades de los líderes como comunicadores.

Entonces, como principal objetivo de los planes de comunicación interna, se encuentra el poder transmitir y difundir información sobre lo que ocurre en la organización. De este modo, se mantiene a los empleados al día, llevando a establecer y reforzar los canales de comunicación empresa-empleado.

Estrategias para aplicar un plan de comunicación interna

Para promover tu plan de comunicación interna, es importante contar con herramientas que permitan la divulgación de la información de manera ágil y confiable.

Por ejemplo, a través de la intranet, correo electrónico, redes sociales o el chat institucional.

También se deben tener presentes aspectos como:

• Enviar mensajes claros y comprensibles.
• Utilizar un lenguaje que facilite la comunicación.
• Controlar las emociones que puedan afectar la comunicación.
• Aclarar las diferentes percepciones del mensaje.

Además, disponer de un adecuado plan de comunicación trae consigo una serie de ventajas, como son:

• Fomenta el intercambio de información e ideas dentro de la compañía.
• Estimula los procesos de innovación y reduce la resistencia al cambio.
• Fomenta la identidad corporativa.
• Facilita el relacionamiento entre todas las áreas que conforma la organización, llevando a que la información vaya hacia una misma dirección y no sea errónea.
• Generar un acercamiento entre los equipos de trabajo, fortaleciendo los vínculos laborales.
• Posibilita que los grupos de trabajo enfoquen sus esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Tipo de comunicación organizacional

El área de RR. HH. y los directivos, además de fomentar el desarrollo de las competencias laborales, deben garantizar que la comunicación pueda circular en tres direcciones:

1. La comunicación hacia abajo o más conocida como la comunicación descendente. Es la que se dirige de los niveles superiores a los inferiores, este tipo de comunicación busca:
2. Informar acerca de políticas de la empresa, requerimientos, programas o actividades que se pretenden realizar.
3. Mantiene al día a las personas para que puedan trabajar de manera eficiente. Esto implica una buena gestión de Recursos Humanos.
4. Estimula la comunicación hacia arriba, permitiendo que los subordinados puedan relacionarse con sus líderes a través de reuniones, capacitaciones o mensajes.
5. Comunicación hacia arriba o ascendente. Para este caso, conduce hacia arriba información como la evaluación de desempeño de los colaboradores y los diversos acontecimientos que se produzcan en los niveles inferiores.

Esta comunicación ayuda a conocer cuáles son las expectativas o necesidades de los empleados y promueve el aporte de ideas. Es un método de feedback, pues se da mediante reuniones, grupos, encuestas, etc.

• Comunicación lateral u horizontal. Suele ocurrir entre las unidades de trabajo del mismo nivel o niveles diferentes. Concede el funcionamiento y toma de decisiones de manera interdisciplinar. Este tipo de comunicación fomenta la solución de malentendidos entre áreas e impulsa la búsqueda de soluciones compartidas.

¿Cómo establecer un plan de comunicación interna?

Para poder desarrollar un plan de comunicación interna desde el área de RR. HH, se debe tener en cuenta:

1. Los objetivos del plan de comunicación interna. Aquí es importante que estos coincidan con los objetivos que tiene la organización.
2. Los recursos. Se debe revisar el presupuesto económico, el talento humano disponible y el tiempo en que se establece cuánto llevará el plan y cuándo finalizará.
3. Comité de comunicación. Debe estar integrado por los directivos de la compañía.
4. Los públicos. Quienes van a transitar ese cambio, y responsables de los objetivos.
5. Escuchar cómo se encuentran los equipos de trabajo en relación con los objetivos que se desean alcanzar. Identificar qué desean y que proponen. Detectar las personas que generan mayor influencia para hacerlos parte del plan.
6. Elegir los agentes de comunicación. En este paso es fundamental que los agentes sean los mismos líderes, pues ellos son quienes transmiten de manera inmediata la información a sus subordinados.
7. Preparar la campaña. La idea en este punto es que el plan de comunicación genere conexión con los colaboradore. Que sea llamativo, algo que permita que las persona lo recuerden. Aquí el endomarketing se convierte en un gran aliado. Y aporta a la productividad laboral.
8. Establecer acuerdos con los líderes. A cada directivo de la organización se le debe presentar el plan de comunicación interna y generar ajustes en caso de que se requiera.
9. Entrenamiento de líderes. Se entrenan en el significado de por qué se hace el plan de comunicación, de modo que entiendan el propósito.
10. Crear interacción. A partir del entrenamiento se busca que los líderes del plan tengan la posibilidad de adoptar los comportamientos que se buscan. Lo anterior, se da mediante herramientas de comunicación que les permita transmitir la información.
11. Realizar evaluación. Diagnosticar cómo va el cumplimiento del plan de comunicación interna a partir de encuestas virtuales o de la observación.
12. Efectuar un cierre. Todo plan de comunicación debe tener un cierre, donde se valida si se cumplió con satisfacción.

Un buen plan de comunicación se transforman en experiencias

Contar con un plan de comunicación interna estructurado es fundamental. Y para se aplica un modelo que permita determinar:

• Cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar y el público al que se va a transmitir la información. Esto es esencial para la buena ejecución de la comunicación organizacional.

Sin embargo, poder establecer todo esto implica dedicar uno de los recursos más importantes, el tiempo.

Para resolver esto, Sesame HR desarrolla una herramienta de comunicación interna que ayuda a agilizar los procesos de la información que se quiere transmitir, a la vez que optimiza diferentes canales de comunicación.

¡Y no solo esto!, además permite una comunicación cercana entre empleado y empleador. Ya que, con este software de comunicación interna, se pueden gestionar en tiempo real los comunicados, vacaciones, entre otras.

Es decir, se fortalece la comunicación ascendente. Muy interesante, ¿verdad?

Si hasta este punto el artículo te ha parecido interesante y quieres profundizar un poco más sobre el plan de comunicación interna y Sesame HR, te invitamos a probar gratis nuestra solución. Además, recuerda descargarte la plantilla útil.

Modelo de plan de comunicación interna

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