Descarga esta plantilla para productividad laboral de empleados

6 de febrero, 2023

La productividad laboral es comprendida como: «el resultado que se obtiene de las acciones que se deben realizar, y los medios a utilizar para alcanzar los objetivos de la organización». Por eso, nos parece muy necesario que cuentes con una plantilla para productividad laboral.

Conocer la productividad de la organización es de suma importancia, ya que permite evaluar qué tan productivos están siendo los colaboradores en su puesto de trabajo. Y en caso contrario, crear planes de acción que ayuden a mitigar esa situación.

La productividad se relaciona con la eficiencia y el tiempo. Es decir, cuanto menos tiempo necesita invertir un trabajador para alcanzar sus objetivos o cumplir con el desarrollo de sus tareas, mayor será el nivel de productividad.

Antes de continuar con los aspectos que puedes observar y corregir, te invitamos a descargar la plantilla para productividad laboral. Con ella pasarás a la práctica y te será de gran ayuda.

Factores que pueden afectar los indicadores de productividad

Hay distintos ámbitos en los cuales la productividad de tu empresa se puede ver afectada o beneficiada. Todo depende del manejo y la gestión que se dé, tanto de los recursos de capital y finanzas, como de los recursos humanos. Por ejemplo, en temas como la evaluación por competencias o la inversión en innovación.

Factores internos que afectan la productividad

Son aquellos en los que la empresa o el propietario de la organización tiene control, veamos.

Jornadas laborales extensas

En Colombia se puede encontrar una jornada laboral entre 10 y 12 horas diarias. En este punto debe tenerse en cuenta que, el hecho de tener un horario extenso, no garantiza que el trabajador esté concentrado. Ni que culmine todas sus actividades.

Poca capacitación o formación para el colaborador

Los colaboradores deben formarse bien y actualizarse en las áreas en las que se desempeñan. Si no lo hacen, además de influir en la motivación laboral, las técnicas que emplean para realizar sus tareas pueden resultar obsoletas.

Sobrecarga laboral o actividades multitareas

Muchas veces los jefes tienden a creer que una persona es productiva cuando realiza varias actividades a la vez. Sin embargo, esto no siempre es así, pues se está arriesgando a cometer errores en las actividades, o no culminarlas en su totalidad.

No contar con una flexibilización horaria, o tener pocos descansos. El empleado debe contar con espacios para descansar y desconectarse por un momento de las actividades que hace. Esto ayuda a reducir la tensión y el estrés.

Pero, si no se dan estos espacios, se puede generar agotamiento o enfermedad en la persona.

Malas condiciones laborales en la infraestructura o activos fijos. Si no se proporciona un espacio idóneo con las herramientas necesarias, puede afectar en la manera como el trabajador realiza sus actividades. Luego, se reflejará en la productividad, motivación y compromiso. 

En la plantilla para productividad laboral te aportamos todo este tipo de previsiones, para tener en cuenta.

Factores externos

La empresa no tiene el control sobre los factores externos, pues son propios del ambiente del colaborador. Pero, si cuentas con una plantilla para productividad laboral, tendrás al menos vigilados ciertos aspectos. Veamos cuáles son los factores externos.

• Agotamiento físico o mental del colaborador. El cansancio hace que la persona se desconcentre, dando como resultado un trabajo deficiente. Esto lleva a la pérdida de claridad y motivación, menor atención y concentración.
• Frustración en el colaborador. Esta puede darse por dos razones: la primera, al ver que no tiene posibilidad de crecimiento laboral o desarrollo a nivel profesional. Y la segunda, poca motivación por las actividades que realizan.
• Estrés. Se puede dar por razones personales del trabajador o por la excesiva presión que puede tener en su entorno laboral.

¿Por qué medir la productividad laboral?

Medir la productividad sirve para que las empresas puedan identificar aquellos factores que afectan el desempeño de la persona. Por ejemplo, el absentismo laboral o que cometan errores a la hora de gestionar sus tareas.

Al observar lo anterior, puedes tomar acciones de mejora en pro del colaborador y de la organización. Por tanto, para medir la productividad laboral se puede utilizar un software que posibilite realizar encuestas, como la de clima laboral y desempeño. Dichas mediciones traen una serie de ventajas como:

• Brindar una retroalimentación oportuna. Al obtener información acerca de la productividad que está teniendo la organización, las áreas de trabajo y cada empleado, los directivos pueden identificar aquellas áreas o personas con bajo rendimiento. A partir de ahí, generar acciones de mejora continua que aumenten la productividad.
• Fomentar horarios flexibles. A través de las mediciones o encuestas, los líderes determinan si es mejor brindarle a la persona objetivos con un horario flexible. Un aspecto que le permita tener más compromiso o ajustar horarios que generen calidad de vida en el colaborador. Y que cumplan sus objetivos en menos tiempo, pero sin distracción.
• Volver a la empresa más estratégica, mediante el ajuste de sus productos y según las necesidades de la población y de los trabajadores.

Métodos para medir la productividad laboral

En la actualidad, existen diferentes métodos que posibilitan conocer cómo se comporta la productividad de los empleados y la empresa en general.

Por lo anterior, es relevante que al momento de elegir con qué medio se va a evaluar, las empresas cuenten con la disposición de probar diversas metodologías. Estas te permiten obtener datos objetivos y precisos.

Pero sobre todo que estén alineados con los objetivos empresariales y su misión. A continuación, se presentamos algunos de los métodos más utilizados para medir la productividad laboral.

Medición cuantitativa de la productividad 

Este método permite evaluar la productividad de las personas a través del número de tareas que realizan, en un determinado tiempo.

Gestión del tiempo. Este tipo de estrategia tiene como finalidad determinar cuánto tiempo dedica una persona para realizar ciertas actividades. También, el tiempo que pierde en realizar otro tipo de actividades, como charlar con sus compañeros o ver redes sociales.

Calidad de las actividades realizadas

A pesar de que es uno de los métodos más tradicionales y suele usarse en la actualidad, esta metodología mide la productividad en relación a si el trabajo asignado se llevó a cabo.

Medición del beneficio

Aquí se mide la productividad de los equipos de trabajo. Esta herramienta busca conocer los resultados finales.

¿Cómo mejorar la productividad empresarial?

• Administrar los tiempos de trabajo, de modo que se puedan implementar actividades que propicien que el colaborador pueda relajarse y tener más interés por llevar a cabo sus actividades.
• Es importante que las organizaciones puedan invertir en un software que ayude a reducir actividades mecánicas. Para agilizar aquellas tareas que sean de relevancia, y softwares de gestión humana que faciliten la evaluación de la satisfacción y motivación del personal.
• Los líderes pueden utilizar herramientas o softwares que posibiliten la priorización de actividades, con base en el contexto y tiempo disponible del colaborador.
• Otorgar periodos de descanso proporcional a sus tiempos de trabajo.
• Las organizaciones puedan brindar espacios que fomenten el crecimiento profesional, la motivación y el compromiso de los empleados.
• Proporcionar espacios de comunicación efectiva y feedback, condiciones ambientales adecuadas y hacer sentir al empleado que su trabajo es relevante.

Recuerda descargar la checklist descargable como plantilla para productividad laboral. Y así tener una mejor visión de la motivación y el desempeño que se obtenga en la empresa. De este modo, podrás identificar cuáles son las dificultades que se presentan y poder generar soluciones.

Además, te invitamos a consultar todos los contenidos que en Sesame HR tenemos para ti.