4 beneficios de incorporar un gestor de tareas digital en una empresa

15 de noviembre, 2022

Un gestor de tareas es una herramienta que sirve para coordinar y realizar seguimiento de las actividades que se desempeñan en una empresa.

El sistema de gestión de tareas y proyectos integra plazos, prioridades y responsabilidades. Sus posibilidades de uso en diferentes soportes como el computador o el teléfono celular hacen hoy en día indispensables esta ayuda.

Un gestor de tareas permite mayor flexibilidad para la organización de proyectos, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Facilita el flujo de trabajo dentro de un equipo. Y a nivel individual, ayuda a centrar el tiempo en los objetivos marcados, evitando errores y falta de concentración en las labores asignadas.

Beneficios de utilizar un gestor de tareas

Son muchas las razones por las que es apropiado utilizar un gestor de tareas. Van desde compartir proyectos en tiempo real hasta la posibilidad de hacer búsquedas internas con rapidez.

Pero todos los beneficios los podemos resumir en los siguientes:

1. Prioriza las tareas de cada día y semana. Focaliza la atención en las labores más importantes, para cumplir con los plazos del proyecto o los fijados por el cliente. Un gestor de tareas multiplica la eficacia y la concentración.
2. Evita una carga excesiva de trabajo o superposiciones de eventos. Compensa las tareas de cada día y las de los miembros del equipo. Facilita la comunicación interna.
3. Mejora la productividad individual y del grupo. Motiva a la clara visualización de proyectos y tareas.
4. Se disminuyen las dudas en cuanto a plazos, solicitud de documentos y falta de concentración. Un gestor de tareas focaliza a cada empleado en su actividad diaria.
5. Fomenta el trabajo colaborativo y reduce los cuellos de botella. Al encontrarse reunido en un solo programa toda la información que se requiere para cada proyecto o actividad se obtiene un trabajo más ágil. En él puedes añadir comentarios, compartir ideas y realizar un seguimiento global de las acciones y plazos.

Otras ventajas del gestor de tareas

1. Identificar a la persona indicada para ejecutar la tarea y asignarla.
2. Organizar recordatorios para no generar incumplimientos.
3. Revisar el seguimiento de las tareas.
4. Claridad en los plazos solicitados.
5. Coordina la gestión documental.
6. Organizar diferentes tareas entre los empleados.
7. Compartir proyectos en tiempo real.
8. Agilizar la búsqueda de tareas gracias a su motor de búsqueda interno.
9. Comprobar de un vistazo el estado de cada tarea.
10. Mantener organizados los proyectos.
11. Recibir actualizaciones.
12. Integración con otras herramientas.

Las ventajas pueden variar dependiendo de cada herramienta en un gestor de tareas.

¿Cómo ayuda a las empresas el uso de un gestor de tareas?

Dentro de las principales funciones que tiene el uso de un gestor de tareas en las empresas están las siguientes:

1. Como gestor de tareas individual.
2. Divide tu trabajo en listas de tareas y subtareas con sus fechas límite.
3. Planifica su ejecución en un calendario según plazos y prioridades.
4. Diferencia por colores o etiquetas el tipo de tarea y su importancia. Las divide como pendientes, en ejecución, urgente, muy importantes, etc.
5. Programa tareas que se repitan de forma automática en días concretos. Un ejemplo sería, llamar a determinado cliente, preparar facturas un día específico de cada mes, entre otros.
6. Organiza la visualización de tareas de la forma más cómoda posible. Por ejemplo, en lista por prioridades, en calendario, por fechas o proyectos.
7. Crea notas rápidas para que no se escape ninguna idea.
8. Añade archivos o comentarios a cada tarea para tener toda la información que necesitas siempre a mano.
9. Observar el progreso de tus proyectos al finalizar cada objetivo o tarea.
10. Asigna tareas a equipos o empleados en concreto para llevar a cabo proyectos.
11. Recibe notificaciones cuando cualquiera de los responsables completen sus tareas, añadan comentarios, cambien plazos, etc.
12. Observa la evolución de un proyecto y la medir la productividad medir la productividad laboral de cada empleado, en función de las tareas finalizadas y su seguimiento.
13. Un gestor de tareas podría conectar la aplicación con software de comunicación, como gestores de email o chat interno.

Todos estos aspectos dan una idea clara de las bondades que presentan para la empresa y los empleados utilizar un gestor de tareas.  

¿Cómo elegir el gestor de tareas adecuado?

Elegir un gestor de tareas apropiado para tu empresa optimiza muchos procesos y ahorra tiempo y dinero. Dentro de las características que debe tener un buen gestor de tareas se pueden mencionar las siguientes:

Plataformas disponibles

Se deben poder utilizar en diferentes dispositivos como celulares, tablets y computadores. De este modo, cualquier trabajador podrá utilizarlo y conocer qué tareas debe realizar. Esta característica hace que sea más fácil observar en todo momento qué está haciendo cada quien.

Crear tareas de forma simple

Se deben crear tareas con solo seguir unos pasos sencillos. Si este proceso se hace muy tedioso el uso de un gestor sería una contradicción, debido a que la idea es facilitar el trabajo.

Al elegir un gestor de tareas se debe asegurar de dominar el proceso a través del que se asignan las actividades.

Todos los empleados deben tener acceso

El líder de proyecto puede utilizar un gestor de tareas para organizar todo lo que ocurre dentro de la empresa. Así, define qué actividad le corresponde a cada quien.

Se debe elegir un gestor de tareas eficaz que permita a todos los empleados saber qué tiene que hacer a través de la aplicación. Sin esta característica se complica el proceso de comunicación y se pierde tiempo y dinero.

Usabilidad

Se refiere a la sencillez para utilizar la aplicación. Que las letras sean fáciles de leer, que se descargue o se suba información rápido, que tenga funciones y menús simples.

Un software de gestión de tareas con errores de programación, que funcione lento o que complique al usuario genera pérdidas de tiempo.

El gestor de tareas a elegir debe cumplir con todas estas características. Y tú, ¿ya usas un gestor de tareas en la empresa o aún estás por decirte?

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