Digitalización documental: qué es y cuál es su importancia

13 de abril, 2023

La transformación digital, según su uso, ha traído valiosos cambios y beneficios a la empresa. Ya que ha facilitado y activado muchos procesos en los negocios generando resultados muy gratos.

Parte de este proceso es la digitalización documental que consiste en transformar los papeles físicos de una empresa en archivos digitales. Los cuales serán gestionados desde un entorno virtual.

Ricardo Moreno es el jefe de Recursos Humanos de una farmacia de 1500 empleados que tiene más de 15 sedes en toda la ciudad. Debido a que debe entregar medicamentos a pacientes de varias EPS (empresas prestadoras del servicio de salud).

Su trabajo consiste en recopilar todos los datos necesarios de cada uno de los empleados de todas las sedes de la farmacia. Esta información tiene que ver con permisos, vacaciones, ausencias, licencias, incapacidades y demás relacionado con la ficha de cada trabajador.

Para realizar esta dura labor se requiere mínimo 10 personas que deben clasificar, categorizar, ordenar y registrar bien toda la información.

Y es justo aquí donde tiene un gran problema la compañía, hacer eso demandaría dinero, tiempo y posiblemente traería muchos errores.

¿Qué es la digitalización documental?

¿Qué necesitaría esta empresa?… digitalización documental.

En ese sentido podemos resaltar que la digitalización documental es imprescindible para las empresas. Esto, porque el manejo de archivos físicos implica la demanda de trabajo tedioso, dispendioso y poco confiable.

Tomando el ejemplo del gerente de recursos humanos de la farmacia que tiene que informar novedades de 1500 personas, no tener dicho sistema sería ¡fatal! Un cúmulo de errores seguros.

¿Cuál es el objetivo de la digitalización documental?

La clave de la digitalización documental es transformar los papeles físicos en formato digital para facilitar que se guarden, su acceso, gestión y distribución.

A través de la digitalización, los documentos se pueden convertir en archivos electrónicos. Que pueden ser organizados y almacenados de forma eficiente, lo que permite ahorrar tiempo y recursos.

Interesante ¿verdad? Sigamos.

¿Para qué sirve la digitalización de documentos en la empresa?

Entonces, la digitalización de documentos en una empresa representa un gran avance en todos los procesos. Tanto administrativos como operativos de una empresa. Ya que esto facilita la consecución de información así como la vida laboral.

La digitalización de documentos en la farmacia servirá también, para mejorar de manera eficaz los siguientes campos:

La organización de archivos

La digitalización de documentos permite mantener un esquema de archivos organizados y eficientes. Se puede crear carpetas identificables según su objetivo, la actividad, los clientes o proveedores.

Aumento de productividad

Ya no habrá desorden de información física en la farmacia. Teniendo en cuenta, que esto generan un impacto negativo en la productividad de los empleados, pues su manejo se hace tedioso y complicado.

Ahora la empresa, al adquirir este sistema de digitalización de documentos. Tendrá un equipo de trabajo más enfocado en dedicar tiempo a tareas más estratégicas que redunden en mejores resultados empresariales.

Protección de datos

Es de muy importante proteger los datos de la empresa. Y al digitalizarla también se protege, ya que toda información virtual cuenta con diferentes niveles de acceso. Según sea el nivel de desempeño del trabajador y la confidencialidad del informe.

Reducción de costos

Al digitalizar la información se reducen los costos que tienen que ver con papelería de oficina, lo que garantiza un buen ahorro para la empresa.

¿Cómo mejorar la digitalización documental de una empresa?

¿Te has preguntado alguna vez cuántos beneficios podría obtener una farmacia que dispensa medicamentos a pacientes de EPS… Y su jefe de recursos humanos, si adquirieran un sistema de digitalización documental?

Pues ¡tenemos buenas nuevas para Ricardo! El gerente de la farmacia ha decidido contratar la aplicación de gestión documental de Recursos Humanos Sesame HR. Tras realizar un estudio de costos, beneficios y demás ventajas que ofrece realizar procesos empresariales de forma digital.

A continuación te enseñaremos las funcionalidades y grandes ventajas que el software de gestión de Recursos Humanos Sesame tiene para tu empresa. Tal y como le sucedió a la farmacia de Ricardo.

App de digitalización documental

La digitalización documental es una herramienta imprescindible en el mundo empresarial. En especial para aquellas empresas con grandes cantidades de información y documentos que necesitan ser organizados y almacenados de forma segura.

En este sentido, el programa de gestión documental de Recursos humanos Sesame HR es una solución ideal para todas las empresas. Como lo fue para la farmacéutica.

A medida que la empresa había crecido, también lo había hecho su nómina, que ahora superaba los 1500 empleados. Ricardo siempre había sentido que había una desconexión entre los diferentes departamentos de la farmacia, lo que generaba fracasos y retrasos.

Pero lo que más lo frustraba era la gestión documental de recursos humanos, que era un fiasco. Por eso, decidió tomar cartas en el asunto y comenzar con el cambio digital de la farmacia.

Centralizó toda la documentación laboral en un mismo lugar y clasificó y organizó los papeles por empleado y por tipo. La digitalización documental le permitió tener acceso rápido a la información y dar notificación a los empleados de manera más eficiente.

Además, el portal del empleado era actualizado a cada momento, lo que permitía a los empleados tener información rápida sobre sus vacaciones, turnos y permisos.

Gracias a la transformación digital, Ricardo logró una mejor gestión del talento en su farmacia y un clima laboral más positivo. Los empleados se sentían más valorados y mejor atendidos, lo que se tradujo en un aumento en la productividad y la satisfacción del cliente.

La transformación digital no solo mejoró la gestión de informes de la farmacia de Ricardo, sino que también generó un cambio cultural en la empresa.

Otros beneficios de la digitalización documental en una empresa farmacéutica

Dar un vistazo a toda la documentación de tu empresa. En el portal del empleado y gestionarla, será tan práctico y eficiente como le pasó a la empresa de Ricardo. Estos son algunos consejos que vienen de su experiencia con Sesame HR:

Ricardo pudo guardar los justificantes de trabajo en el sistema de gestión documental. Esto incluye: bajas laborales, incapacidades médicas y cualquier otro tipo de justificación que puedas necesitar.

También, se le facilitó organizar los documentos laborales digitales, como contratos laborales, certificados, entre otros.

Ahora, él administra las nóminas de los empleados con el software de Sesame HR. Y con esto logra enviarlas automáticamente a la carpeta de cada empleado, sin ningún percance.

Guarda en la app recibos y facturas de actividades de los trabajadores, como comidas y viajes.

Además, si necesitaba una firma digital simple en algún documento, la pedía desde el gestor documental de Sesame. Logrando ahorrar tiempo y papel.

Recuerda, esto es solo el principio de un manejo documental efectivo. ¡Pruébalo y mejora la eficiencia de tu empresa hoy mismo!

Mejora la seguridad documental con Sesame HR

Además de todo lo dicho, debido a que la nómina de la farmacéutica es enorme, fue necesario contar con un software. Que de garantías sobre la gestión documentos de la empresa de forma segura y protegida.

Para ello Sesame HR les ofrece entonces, los siguientes servicios:

• Encriptación. Con el software de gestión documental garantizas la privacidad de los documentos laborales.
• Single Sign On. Inicio de sesión único para lograr autenticar en la app los datos.
• Diferentes roles. El gestor documental cuenta con diferentes niveles de permisos de acuerdo a si es, administrador, de recursos humanos y/o empleado.
• Accesible. Con el programa se puede acceder desde cualquier lugar y dispositivo de forma segura.

Gestor documental en tu bolsillo con la app Mobile

• Gestiona documentos laborales. Sube, comparte o consulta todos los documentos internos de los proyectos en cualquier dispositivo.
• Accede muy fácil a tu gestor documental. Para que el software encuentre cualquier dato cuando lo necesites.
• Permite sincronizar de forma automática todos los documentos, además de crear un portal del empleado, que contiene todo papel laboral. Actualizada en tiempo real.

No hay duda que todas estas funciones que brinda el programa de digitalización documental de Sesame HR. Hacen más fácil el manejo de la gestión de datos de una empresa.

El solo hecho de poder reunir toda la información. Y poder consultarla de manera ágil y sencilla, pretende ser una gran ventaja que, solo Sesame te puede brindar.

Si estás interesado en conocer más sobre las ventajas de la digitalización documental. Y cómo el software de Sesame HR puede ayudar a tu empresa. Te invitamos a visitar nuestro blog.

Allí verás artículos y guías sobre cómo optimizar la gestión de documentos, mejorar la productividad en el trabajo y mucho más.

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