¿Se puede llevar un registro de asistencia de personal en las capacitaciones?

4 de enero, 2023

El registro de asistencia de personal es un sistema mediante el cual se controla la presencia de cualquier persona en el lugar que se requiere. Este sistema se puede encontrar, además de los registros laborales, en escuelas, colegios y universidades.

Al registrar una ausencia o una llegada tarde se puede determinar con el tiempo si esta falta se puede hacer problemática. O si se está incumpliendo la jornada laboral, por ejemplo.

Durante el proceso de capacitación de los empleados también es importante llevar un registro de asistencia de personal. Con dicho control se puede determinar con qué personal se cuenta para determinado puesto, sabiendo que ha sido entrenado. Para ello se debe llevar el registro correspondiente.

¿Por qué se debe hacer el registro de asistencia a capacitación?

El registro de capacitación es un documento de seguimiento para tener una prueba documentada del seguimiento sobre la capacitación y su efectividad. Este tipo de documentos se optimiza para empresas medianas y pequeñas. Y puede generar observaciones en temas relevantes como las horas extras.

Llevar un buen control y registro de asistencia de personal a las capacitaciones permite introducir las correcciones que se requieran.

Para llevar este control se debe llevar una lista de asistencia que registre la participación de los trabajadores en la actividad. Para que la lista cumpla su objetivo debe contener varios datos importantes. Entre estos datos debemos resaltar los siguientes:

1. Nombre del capacitador.
2. Nombre de la capacitación, curso o evento.
3. Fechas, hora de llegada en que se realizará.
4. Nombre de los asistentes.
5. Datos del curso: duración, horario, lugar, etc.
6. Firma del instructor o capacitador.

Es recomendable que las listas se realicen bajo la supervisión de una persona. La intención es, en primer lugar, que el personal se encargue de que cada asistente firme el documento. Por otra parte, en caso de agregar a la lista datos específicos, estos puedan ser supervisados y no se llegue falsear la información.

Factores que cuentan al controlar la lista

1. Ubicación. La lista debe estar situada en un lugar muy visible. Por  lo general se encuentra a la entrada de la empresa o el salón donde se llevara a cabo la capacitación.
2. Supervisión. Para evitar el descuido de la firma del documento o que sea falseada la información. Se recomienda que un personal supervise la firma y que sirva de apoyo en caso de que algún asistente lo requiera. 
3. Organización. La distribución de los datos tiene que ser clara para un fácil llenado. Si se tienen los datos de los asistentes, se recomienda que ya estén los nombres impresos con anterioridad. De este modo el trabajador se ubica en la lista y firma.

¿Cómo mejorar la tasa de capacitación en la empresa?

Para diseñar un buen plan de capacitación se requiere pasar una serie de etapas de formulación:

Formulación de la estrategia

Se hace en función de los objetivos de la empresa y sus necesidades de desarrollo.

Definir los objetivos de la capacitación

Pueden ser mejorar el clima organizacional, aumentar la productividad, disminuir accidentes de trabajo, reducir devoluciones de productos por parte de los clientes, entre otros.

Elaboración del presupuesto

Definir los ítems del proceso y establecer los costos de cada uno.

Definir el contenido temático del curso, taller o seminario

Tiene que haber coherencia entre los objetivos de la capacitación y los temas que serán abordados en la capacitación.

Prever los medios y recursos didácticos

Es necesario contar con los materiales y el soporte tecnológico idóneo para desarrollarla capacitación de la mejor manera posible.

Determinar la duración y el cronograma

Hay que procurar que las sesiones no sean muy extensas. Es recomendable desarrollar dichas sesiones en horas de trabajo para que los trabajadores se sientan pagados por capacitarse.

Seleccionar a los participantes

Establecer cuáles son los conocimientos previos, la experiencia y otros requisitos que deben cumplirse para llevar a cabo la capacitación.

Seleccionar a los capacitadores

Sea porque la empresa se haga cargo de la capacitación o si se contrata una empresa para llevarla a cabo se requiere conocer los capacitadores. Es importante también conocer cuáles son sus competencias para realizar exitosamente la capacitación.

Diseñar el sistema de evaluación

Es necesario determinar la evaluación en función de los objetivos de la capacitación. Para ello se deben considerar criterios para la evaluación como

• Reacciones del personal después de la capacitación.
• Aprendizaje. Cuanto aumentaron los participantes los conocimientos.
• Comportamiento. Como actúa el personal después de la capacitación.
• Resultados. Se evalúa el impacto de la capacitación.

¿Cómo contribuye Sesame HR en el registro de asistencia de personal

La capacitación continua permite que los empleados planeen, ejecuten, gestionen y tomen mejores decisiones. Esto les ayuda, además, a integrarse mejor con los demás compañeros e incrementar la productividad laboral.

Dentro de los beneficios más resaltantes que obtienen las empresas al capacitar a sus empleados se encuentran:

1. Disminuir la rotación del personal.
2. Evitar accidentes laborales.
3. Reducir costos por procesos y re trabajos.
4. Disminuir la necesidad de supervisión.
5. Fomentar la creatividad e innovación.
6. Contar con personal multifuncional.
7. Lograr que el personal se sienta identificado con la empresa.
8. Mejorar los estándares de reclutamiento y selección de personal.
9. Incrementar la rentabilidad.

Señales que indican la necesidad de implementar programas de capacitación

1. Resultados pobres en las evaluaciones de desempeño del personal.
2. Altos niveles de rotación de personal o baja permanencia de los trabajadores en la empresa.
3. Poca experiencia y conocimientos limitados en los miembros de la empresa.
4. Implementación de nuevos métodos de trabajo, equipos y maquinaria.
5. Nuevos reglamentos o procedimientos que requieran entrenamiento.
6. Alta exigencia de experiencia por parte del cliente.

La capacitación soluciona problemas presentes y, además, tiene repercusiones en el futuro de la empresa. Los empleados adquieren mayor conocimiento y experiencia, esto permite incorporar nuevos procesos, hacer un trabajo más eficiente, adoptar tecnologías y atender mejor a los clientes.

Para llevar a cabo con mayor eficiencia este trabajo se requiere tener un excelente control de asistencia de los trabajadores a las capacitaciones.

En este sentido es pertinente apoyarse en herramientas digitales, que permitan hacer más ágil el proceso de registro de asistencia de personal, para tranquilidad de los capacitadores y la empresa.

En este sentido, la herramienta que más se adapta a estas necesidades es el software de control de asistencia y RR. HH. de Sesame HR. Te invitamos a probarla gratis.