Reuniones one to one: qué son y cómo hacerlas en la empresa

28 de agosto, 2023

Las reuniones one to one, son una reunión de trabajo entre dos personas, que por lo general son un empleado y un supervisor. Son una herramienta de Recursos Humanos, muy útil para mejorar la comunicación, el compromiso y tienen un impacto positivo en el rendimiento de los empleados.

Por esta razón, hemos escrito este artículo, donde podrás encontrar toda la información sobre las reuniones one to one, sus utilidades y como llevarlas a cabo.

¿Qué son las reuniones one to one?

Las reuniones one to one, es entonces una reunión de trabajo: “uno a uno”,  un espacio donde expresar preocupaciones o opiniones, para tener un impacto positivo en el desempeño, así como, fortalecer la relación entre los involucrados.

Este tipo de reunión de trabajo, es una oportunidad de comunicación directa y cercana, donde se pueden poner sobre la mesa los temas más delicados y entregar retroalimentación especifica sobre el desempeño individual.

Las one to one, pueden tener diferentes enfoques, que no necesariamente son sobre el rendimiento del empleado, sino también el desarrollo de los proyectos, la planificación y la resolución de problemas. En todos los casos, aportan al fortalecimiento de la relación entre los líderes y los miembros del equipo.  

La gran virtud y particularidad que tienen las one to one, es que facilitan la discusión de temas, que por lo general se complican en una reunión de trabajo más grande o muy formal. En las one to one, los jefes pueden conocer mejor las necesidades de los empleados y orientarlos personalmente.

Cómo aplicar reuniones one to one en la empresa

Las reuniones one to one aplicadas de manera efectiva, pueden mejorar el compromiso y desempeño de los empleados. Para hacer una correcta implementación de este tipo de reunión de trabajo, lo primero es que definas un propósito claro.

Después ocúpate de crear un ambiente cómodo para llevar a cabo las reuniones one to one. Deberá ser un lugar tranquilo, sin distracciones, que se preste para desarrollar una conversación libre de interrupciones y donde el empleado se sienta cómodo de expresarse.

También, te recomendamos que cuando realices una one to one, fomentes la comunicación abierta, donde el empleado se sienta cómodo compartiendo sus pensamientos, o sugerencias.

En ese sentido, brinda espacio a las preguntas y se flexible en el momento en que se aborden temas no planificados, pero que puedan ser relevantes. Demuestra empatía y reconoce los logros y esfuerzos del empleado, además de los puntos a mejorar.

En las reuniones one to one, te recomendamos mantener una escucha activa, donde entiendas las preocupaciones o sugerencias del empleado. Desde este lugar podrás fácilmente animarlo a que comparta sus perspectivas, opiniones y la reunión de trabajo será mucho más fructífera.

Consejos para una reunión de trabajo one to one efectiva

Una reunión de trabajo one to one contribuye a la comunicación interna, la motivación y el compromiso del equipo. A continuación, te presentamos algunos consejos para llevarla a cabo, de la manera más efectiva posible.

Preparación previa

El líder debe revisar los objetivos de la reunión de trabajo y el empleado puede preparar algunos puntos a discutir.

Definir agenda

Establece una agenda clara, con los temas a tratar durante la reunión y compártela con el empleado, para que con anticipación los pueda preparar.

Retroalimentación

Ofrece consejos y pautas a seguir una vez finalizada la one to one, entregando una orientación constructiva sobre las áreas a mejorar. Intenta que haya un feedback bidireccional, donde ambas partes puedan hablar sobre la relación laboral y como se puede mejorar.

Establecer objetivos

Una vez discutidos los temas, deberán llegar a establecer metas claras. Estas deben ser medibles, realistas y alcanzables. Es decir, establezcan objetivos concretos a conseguir, después de la one to one.

Acciones concretas

Define un plan de acción, con pasos a seguir y acciones concretas, que se pueden ir dando en medio de las reuniones one to one y así avanzar hacia los objetivos establecidos.

Establecer plazos

Si es relevante, establece plazos fijos para las tareas y los objetivos discutidos en la reunión de trabajo.

Promover el desarrollo profesional

Las reuniones one to one, pueden ser una buena oportunidad para discutir las opciones de crecimiento y desarrollo que quieres ofrecer a tus empleados. Cursos, capacitaciones y proyectos que puedan beneficiar al trabajador y motivarlo.

Documentar la one to one

Toma nota durante la reunión de trabajo y después comparte un resumen con los puntos más relevantes y las acciones acordadas, al empleado.

Seguimiento

Después de la reunión one to one, realiza un seguimiento de las acciones acordadas, puede ser en la siguiente reunión de trabajo.

Evaluar

Evalúa periódicamente la efectividad de las one to one y realiza los ajustes necesarios para mejorar y adaptarte a las necesidades cambiantes de los empleados y de la organización.

Confidencialidad

Aprovecha las reuniones one to one para fomentar la confidencialidad con el empleado. Esto mejora la honestidad y la apertura.

App de RR.HH. para identificar quién necesita un one to one

Pero, ¿cómo reconocer quién necesita una reunión one to one y cuándo es más adecuado implementarla?

Pues, para esto existen herramientas de recursos humanos, que facilitan identificar cuando es pertinente realizar una reunión de trabajo, con este tipo de características.

Pensando en este tipo de necesidades, en Sesame HR diseñamos la funcionalidad de Evaluación del Desempeño, que puede rastrear y analizar el desempeño de cada empleado y así identificar quién podría ser candidato a una reunión de trabajo one to one.

Con la Evaluación de Desempeño de Sesame HR, se puede gestionar y analizar el rendimiento individual de cada empleado, con el fin de brindar retroalimentación y aumentar la productividad.

A través, de los datos recopilados con esta herramienta, los líderes de recursos humanos reconocen que empleados están necesitando algún tipo de apoyo o realizar una one to one.

Al programar una one to one gracias al software de Sesame HR, podrás basar la reunión en la Evaluación del Desempeño individual, con una retroalimentación específica . Los líderes de RRHH pueden abordar potenciales problemáticas de manera temprana y así mismo reconocer los logros.

La evaluación de desempeño de Sesame HR, es una herramienta valiosa para mejorar la gestión del talento humano pues está en capacidad de identificar tanto fortalezas como áreas a mejorar en el desempeño individual.

Nuestro deseo es que una vez leído este artículo puedas llevar a cabo reuniones de trabajo más eficientes y que toda la gestión de tu empresa mejoré día a día, síguenos consultando para que así sea.