4 Consejos para mejorar la gestión de nómina

6 de septiembre, 2022

Ninguna empresa se escabulle de la difícil tarea de gestión de nómina y más si esta cuenta con una gran cantidad de colaboradores.

Al principio, este proceso empieza como algo simple y eficiente, de manera manual, que evantualmente funciona. Pero los métodos manuales se vuelven con el crecimiento de la empresa en algo abrumador.

Para empezar a desarrollar algunos de estos consejos, es necesario recordar lo que significa la nómina. Este es un documento que contiene el registro de las bonificaciones, salarios y deducciones financieras de un colaborador.

Debido al alto grado de importancia que tiene para el bienestar de las dos partes, es imperioso enfocar la mirada de la organización a optimizar su sistema de gestión de nómina poniendo en uso la tecnología y pequeñas mejoras prácticas. Las siguientes serán estrategias clave para tener mejoras inmediatas.

Ajustar los horarios de pago de nómina

Podría tener sentido que se pague en tiempos diferentes la nómina de acuerdo a los niveles de jerarquía que se muestran en el organigrama.

Sin embargo, lo que se ha demostrado es que mantener ciclos de pago regulares, evita la duplicación de procesos en los departamentos de recursos humanos y de contabilidad que se encargan de operar estos procesos.

Capacitar a los profesionales constantemente

Otra de las mejoras para el departamento de nóminas es mantener en constante educación y actualizaciones a quienes se encargan de calcularlas.

Debido a que la gestión de nómina nunca ha sido una profesión estática, al contrario, siempre se ha mostrado como una profesión dinámica y que evoluciona.

Aquí será clave buscar formarlos en nuevas tecnologías, herramientas, en nuevos servicios y mantenerlos actualizados de la legislación que cada año cambia.

Disminuir al máximo la rotación

El pago de los salarios es una gran responsabilidad y es crucial para mantener las buenas dinámicas internas entre patrón y empleado. Entonces para esto hay dos soluciones:

• La primera es ofrecer siempre apoyo a tu equipo en cualquier circunstancia que pueda estar entorpeciendo sus responsabilidades.
• Lo segundo es estandarizar los procesos para que así sea posible que en una eventual salida del personal encargado del pago y la gestión de la nómina, esta nueva persona pueda adaptarse muy rápido con las plantillas y los procesos establecidos.

Crear políticas claras del pago de la nómina

Las empresas se podrían evitar muchos inconvenientes si dedicaran un tiempo a diseñar políticas claras de nómina en el manual interno. Incluso departamentos o espacios que capaciten al personal sobre las maneras en las que se les hace su pago. Donde incluyan, por ejemplo:

• Descripción detallada de la nómina.
• Tiempos fijos de pago.
• Beneficios y promociones que obtuvieron en el transcurso del tiempo a pagar.

La gestión de nómina es el proceso por medio del cual se realiza la administración del salario de los trabajadores de una empresa. Todo este proceso se hace más sencillo con la implementación de un software, esto permitirá que la gestión sea ligera y flexible. De este modo se puede aumentar la producción, automatizar tareas, disminuir errores y calcular con precisión impuestos y sueldos.

Con el software para gestión de nómina tendrás exactitud, no habrá necesidad de verificar sobrepagos o faltantes en el salario. Además de esto, toda la información quedara almacenada con seguridad y respaldo, manteniendo el control de dicha información en la empresa.

¿Cómo funciona un software de gestión de nómina?

Trabajar con un software para la gestión de nómina trae consigo muchas ventajas. El software se encarga de calcular de manera automática la cantidad a pagar al trabajador. Para disfrutar sus ventajas es necesario conocer cuáles son sus funciones más relevantes, dentro de las que se destacan:

Almacenamiento y gestión de los datos de la plantilla

El software permite almacenar datos de los empleados como nombre, numero de la seguridad social, cuenta bancaria, etc. Además lo hace con completa seguridad y en la nube.

Cálculo y emisión de nómina

Esta su principal función, por  lo general se puede ajustar la configuración para determinar el cálculo, tipo de jornada, horas extras, etc. Con todos los datos centralizados se calcula todo de manera automática y se genera el documento oficial.

Gestión de impuestos

Este tipo de software permite calcular los impuestos y obligaciones fiscales que cada empleado debe pagar despendiendo de su situación individual.

Notificaciones de fechas clave

Es posible configurar avisos para recibir notificaciones de fechas claves como altas o bajas de contratos, vacaciones, ausencias, etc. Esto permite que el departamento de recursos humanos siempre estará informado de todo.

Envío de transferencias

Esta función ahorra mucho tiempo al departamento. El software se encarga de pagar a los empleados el día que corresponde y sin cometer errores.

Deducciones automáticas

Al calcular el resultado de la nómina se pueden aplicar deducciones en función de algunos factores. El programa aplica de manera automática las deducciones y, además, se mantiene actualizado con los últimos cambios en la materia.

Gestión de finiquitos

Si un empleado deja la empresa se debe gestionar su liquidación. El software calcula la cantidad que se debe pagar al trabajador. Para ello considera el número de días trabajados o las vacaciones pendientes a disfrutar.

Acceso remoto

Es importante acceder al programa desde cualquier lugar y a través de diversos dispositivos.

Ventajas de usar un software de gestión de nómina

Se entiende que la principal ventaja de apoyarse en un software en la gestión de nómina es simplificar tareas para hacer más ligera la carga. No obstante, se entiende también que hay otras características muy importantes en este ambiente.

Al seguir todo según lo relacionado, vamos a tener dichas ventajas o beneficios.

1. Cambios en la productividad. Con la automatización de estos procesos aumenta la productividad, debido a que disminuyen el número de horas dedicadas a la elaboración de la nómina. En consecuencia, los trabajadores podrán atender otras actividades dentro de la empresa. 
2. Aumento de confianza. En el momento en el que los trabajadores pueden ver los movimientos y números en sus pagos, se genera un ambiente de transparencia.
3. Minimizar el error. Con un software de gestión de nómina se reducen las equivocaciones y malos cálculos. De este modo se reduce el estrés de los encargados, provocando que trabajen con más seguridad.
4. Actualización constante. Esta actualización se da tanto en información y datos como en asuntos fiscales. Por consiguiente ya no hay que buscar información sobre cambios de leyes de impuestos, el software se encarga de estos asuntos.

Todos estos aspectos dan muestra de las múltiples ventajas que ofrece el apoyarse en un software para la gestión de nómina dentro de la empresa.

Sesame HR: centraliza los datos de las remuneraciones de manera automática

Hoy en día, la tecnología facilita la gestión de centralización de datos y pagos de nóminas. Por ejemplo, Sesame HR está disponible para manejar el seguimiento del tiempo, los formularios, la asistencia y horas extras de los empleados para hacer un total automático en cada nómina.

De esta manera tu equipo usará el software más actualizado. Para que tu empresa no tenga que realizar un seguimiento de las actualizaciones de software. Y pueda adaptarse de manera ágil y sencilla a los procesos que desde la ATS se pueden hacer.

Finalmente, Sesame HR cuenta con un gestor de asistencia que facilita ver todas las notificaciones y las modificaciones en la nómina.

Permitiéndole al responsable de su cálculo y liquidación conocer los elementos que la integran y al trabajador los pago por conceptos que recibe, algo que es completamente necesario.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de recursos humanos y procesos digitales, continúa en Sesame HR.